Arbetsmiljö

De fem största misstagen chefer gör vid inköp av EHS-programvara

Vad är viktigt att tänka på inför ett köp av EHS-programvara? Vilka är fallgroparna man bör försöka undvika. Quentic listar de fem största misstagen du kan göra när du köper EHS-programvara i denna artikel!

Tidsåtgång för läsning  | Cirka 5 minuter

Dessa är de största misstagen du som köpare ska undvika

Vad är det första du tänker på när du hör ordet EHS-programvara? Beroende på vilka tidigare erfarenheter du har kan det antingen vara något positivt eller negativt. Utifrån vad jag har sett under min karriär inom EHS-programvarubranschen, uppfattas EHS-program snarare som något negativt och i bästa fall neutralt av användarna. Varför är det så här, och vad kan du göra för att slippa känna samma frustration och besvikelse i framtiden? Låt mig dela med mig av några värdefulla lärdomar jag tagit från de allra vanligaste misstagen jag har sett genom åren.

1. Att rakt av försöka kopiera dina nuvarande processer

De första EHS-programvarorna som kom var i princip identiska med sina pappersbaserade motsvarigheter. Kan du föreställa dig? När ett pappersformulär digitaliserades, till exempel en rapport om ett tillbud, innebar det att samma formulär togs fram, fast nu tillgängligt på en dator. Jag tycker oftast att det är ännu mer irriterande att fylla i den här typen av digitala formulär än att bara använda papper och penna, åtminstone behöver du inte logga in eller starta om din bärbara dator!

Även om det var ganska underhållande att se de första EHS-verktygen, är det inte alls lika roligt att se medarbetare som fortfarande använder dem idag. Frustrationen är smärtsam att titta på. Nuförtiden förstår jag ganska väl varför medarbetare inte blir inspirerade av EHS-lösningar.

Dagens EHS-lösningar är, eller borde åtminstone vara, mycket annorlunda än de första som kom. Tekniken har utvecklats och det bör EHS-lösningarna också ha gjort. Försök att undvika att begå samma misstag igen. När du väljer programvara, ta chansen att se över dina processer och tänka nytt. Även om det är frestande att kopiera befintliga arbetsprocesser, be i alla fall din potentiella lösningsleverantör om idéer för hur du kan förbättra hela processen.

2. Inte lyckas involvera relevanta intressenter från början

Vi vet alla att beslutsfattande blir mer komplext ju fler medarbetare som är inblandade. Trots det är det avgörande att få ytterligare åsikter. Även om du är säker på att du väljer den bästa EHS-programvaran för din organisation betyder det fortfarande inte att alla kommer att vara nöjda och glada när du börjar implementera den.

I uppstartsfasen av ett EHS-programprojekt är det viktigt att konsultera åtminstone dessa 5 viktiga intressentgrupper: 1. företagsledningen, 2. operativ avdelning, 3. EHS-team, 4. arbetstagarrepresentanter, 5. IT. Att be om en lista över deras smärtpunkter och ta itu med deras farhågor kommer att hjälpa dig oändligt mycket längs vägen. Att involvera intressenter tidigt har också fördelen att det skapar en känsla av delaktighet som senare sänker motståndet mot förändringar vid genomförandet.

3. Inte identifiera de mest relevanta processerna för att kunna digitalisera dem först

Många tänker, något optimistiskt, att de behöver, och kan, lösa alla saker på en gång. Det spelar ingen roll om du leder ett multinationellt företag eller ett litet eller medelstort företag, du måste fortfarande välja ut de viktigaste processerna och börja med dem. Vilka dessa är beror på din organisation. Det kan vara incidenthantering, riskhantering, revision och inspektioner, eller bättre kontroll av farliga ämnen. Eller så kanske det viktigaste är att få dina medarbetare mer engagerade, att skapa en EHS-kultur. Väldigt ofta har jag sett att i slutändan handlade inte den största utmaningen om att digitalisera specifika processer, utan om att få fler medarbetare engagerade i projektet, förbättra kommunikationen och bli mer produktiva i EHS-utrymmet.

Ställ dig frågan vad DU skulle ändra med er EHS-hantering idag. Ställ sedan samma fråga till chefer, medarbetare och andra intressenter. De kommer förmodligen gärna att dela med sig av sina tankar i ämnet. Kom ihåg, skyll inte på någon, inte ens på dig själv. Tidigare beslut har fattats utifrån annan information än den som du har idag.

4. Överlåt inte det slutgiltiga beslutet på någon annan. Riskera inte att förlora EHS-relevans

Här kommer ett extremt viktigt råd: låt inte andra verksamheter inom organisationen bestämma åt dig. Om du vill ha en professionell EHS-programvara, låt inte underhålls-, ekonomi- eller IT-avdelningen, eller någon annan med begränsad förståelse och information bestämma åt dig. Om du letar efter en mer komplett EHS-plattform är det viktigt att involvera andra intressenter, men det slutgiltiga beslutet ska fattas av dig. Att låta det slutgiltiga beslutet fattas av andra intressenter är ett av de största misstagen du kan göra inom EHS. Gör du det kan du inte fatta några viktiga beslut alls i framtiden när du utvecklar din EHS-hantering och i slutänden även kulturen som uppstår kring den.

Missförstå mig inte, jag älskar att IT-avdelningen är engagerad, men de ser saker och ting från en helt annan vinkel. Hur kan IT- eller underhållsavdelningen ha kunskap om, eller i vissa fall ens bry sig om, den framtida utvecklingen av arbetsmiljöfrågor och säkerhetshantering? Vad händer om du vill testa en ny ”Safety-II”-metod, tror du att andra skulle vara överens med dig och prioritera detta nya element i en underhållslösning? Vad sägs om att utvidga den valda lösningen till farliga ämnen eller lagar och regler inom EHS-området? Ja, jag vet att du är upptagen, men det är viktigt att förstå att det här beslutet lätt kan bli det viktigaste i din karriär inom din nuvarande organisation. Beslutet om programvarans omfattning avgör vem som är förare och vem som bara är passagerare.

5. Skjuta upp och slösa tid på att jämföra de allra minsta detaljer

Företag och organisationer är inte alla likadana, inte heller är deras processer eller deras EHS-kulturer det. Så varför skulle all programvara vara likadan? Och hur kan en bygg- eller underhållsapp med vissa säkerhetsfunktioner vara det bästa valet för dig, om du arbetar på ett tjänsteföretag? Försök att hitta den lösning som passar bäst för ditt företag och din arbetsmiljö. Kärnprocesser inom EHS-hantering är ganska universella, men arbetsmiljöer är det inte.

Försök att ställa dig själv följande frågor:

  • Hur många av dina medarbetare (%) arbetar på fältet, utan direkt tillgång till en dator?
  • Hur ser uppdelningen ut mellan tjänstemän och arbetare?
  • Vilka distinkta och kritiska EHS-processer har vi om vi utgår från vår bransch, arbetsstil eller kultur?
  • Är ditt fokus en arbetsplats (fysisk plats eller område), eller är det snarare mer komplext och globalt? Vilka skillnader finns mellan olika platser och länder och vilka processer skulle du vilja harmonisera mellan alla platser och affärsenheter?

Fråga och verifiera att den potentiella lösningen kan hantera dessa viktiga frågor. Fråga vilka referenser de har i din bransch för att bevisa det. Verifiera ditt beslut genom att be om referenssamtal eller -besök. Fråga referenserna om hur samarbetet har fungerat, om lösningen har uppdaterats som utlovat och om angivna löften har hållits. Att köpa en EHS-programvara idag är inte bara en engångstransaktion, utan ska helst vara ett långsiktigt partnerskap mellan två organisationer, ett partnerskap som båda organisationerna gynnas av över tid. Utvärdera risken att bara jämföra initial prislapp för potentiella lösningar, det kan vara bättre att se det som en långsiktig investering. Om lösningsleverantören inte kan investera i utveckling av sin produkt och tjänst, kanske deras strategi leder till att det långsiktigt skapade värdet sjunker.

När du har utvärderat den potentiella lösningen eller lösningarna, verifierat försäljningsargument och -material, ringt referenserna och gjort din företagsbesiktning är det dags att gå vidare. Onödig tid i detta skede kommer att störa flödet och drivkraften du har arbetat hårt för att skapa, och riskerar att den information du fått fram från det arbete du lagt ner blir föråldrad.

Trots de vittomspännande ämnena som jag just fick dig att fundera över, kan framgångsrika EHS-programvaruprojekt vara okomplicerade och roliga. Om du har gjort din läxa och valt den bäst lämpade programvarupartnern bör du vara i goda händer. Låt dem hjälpa dig med bästa praxis och stödja ditt implementeringsprojekt. De har antagligen gjort det massor av gånger och har säkert stor kännedom, nätverk och proffs som hjälper dig att undvika de allra vanligaste fallgroparna på vägen.

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

Arbetsmiljö

Nya perspektiv för modern säkerhetshantering

Vilken potential kan beteendebaserad säkerhet eller Safety II ha? Bygg din strategi med moderna perspektiv på arbetssäkerhet. 

Ladda ner whitepaper
Arbetsmiljö

Letar du fel eller vill du leda förändring?

Vi visar hur Quentics metodik leder ert EHS & CSR arbete. Rapportera incidenter och positiva observationer med en integrerad plattform. 

    Titta på Webinarie

    Quentic Demo

    Vill du testa Quentic gratis och utan förbindelser? Få en inblick i programvaran och dess fördelar.

    Begär demo

    X