Arbetsmiljö

Hur en misslyckandekultur och feedback kan förbättra säkerheten!

Ungefärlig tid för att läsa - 13 minuter

Bemyndiga anställda och involvera dem i arbetsmiljöfrågor

Visste du att antalet rapporterade misstag är ett viktigt mått på framgång? Ju fler misstag ett team rapporterar, desto framgångsrikare blir det.

Amy Edmondson, Novartis-professor i ledarskap vid Harvard Business School, är övertygad om detta och har även dokumenterat fenomenet. Edmondson har identifierat varför medarbetare på vissa arbetsplatser har lättare att erkänna misstag än medarbetare på andra arbetsplatser. I denna kontext lyfter hon ”psykologisk trygghet” och ”orädda organisationer” som viktiga framgångsfaktorer.

Men vad är egentligen psykologisk trygghet? En sak är säker: att erkänna misstag är ett relationellt risktagande som människor försöker undvika av rädsla för negativa konsekvenser. Att erkänna misstag gör ofta att du uppfattas som sårbar och mottaglig för attacker. Det är därför många tenderar att dölja sina misstag och tillbud och sopar dem under mattan. Det ankommer därför på företagen att erbjuda den trygghet medarbetare behöver, genom att garantera att anställda kan rapportera misstag utan att behöva vara rädda för negativa konsekvenser som att bli uthängda, förödmjukade, exkluderade eller behandlade på ett nedlåtande sätt. Under idealiska förhållanden hyllas erkännandet av ett misstag som något modigt och sätter igång en kollektiv förbättringsprocess.

Amy Edmondson

”Varje gång du ställer en uppriktig fråga, en fråga som du verkligen hoppas få svar på, och sedan väntar och lyssnar tillräckligt länge, har du gett känslan av trygghet en skjuts i positiv riktning. - Amy Edmondson

Psykologisk trygghet inom arbetsmiljöfrågor

Vilka blir arbetsmiljökonsekvenserna när anställda inte är villiga att ta relationella risker och istället försöker dölja sina misstag?

Avsaknaden av psykologisk trygghet kan få en rad olika konsekvenser:

  • Den mänskliga faktorn kanske inte tas tillräckligt i beaktande när man undersöker orsaken till olyckor. I sådana fall går det inte att vidta åtgärder som möjliggör för anställda att agera på ett mer lämpligt sätt i liknande situationer i framtiden.

  • Tillbud som delvis orsakats av mänskliga fel rapporteras inte. Eftersom ingen utredning sker, inträffar liknande situationer som den som ledde fram till tillbudet och en verklig olycka inträffar. Ytterligare bevis på detta finner vi i DuPonts olyckspyramid, som menar att för vart 30 000:e tillbud inträffar en dödlig olycka.

  • Om det finns en rädsla för misstag skapar det en inre press att undvika misstag till varje pris. Detta kan manifestera sig som en psykologisk börda som i sin tur kan leda till sjukdomar eller olyckor.

Så vad kan du göra för att förvandla ditt företag till en orädd organisation? Hur kan ditt företag erbjuda en psykologiskt trygg arbetsmiljö? Vad kan du göra föra att säkerställa att anställda rapporterar tillbud och andra incidenter? Genom att introducera en kultur som ser positivt på att engagera sig i fel och feedback.

En misslyckandekultur innebär att våga erkänna

I din egenskap av EHS-specialist är det viktigt att du implementerar ett transparent felhanteringssystem som systematiskt dokumenterar olyckor och tillbud på arbetsplatsen.

Du bör arbeta för att skapa en tillitsfull miljö för att underlätta detta. En miljö där anställda proaktivt rapporterar misstag och potentiella faror och du på ett konstruktivt sätt tar tag i problem.

Utmaningen ligger inte i att tillkännage nya processer och regler, utan att övertyga anställda och få med dem i processen. Detta är inte enkelt att uppnå eftersom misstag ofta betraktas som personliga misslyckanden. Den mest effektiva metoden är att implementera anonyma rapporteringssystem som gör det möjligt för anställda att rapportera osäkra situationer, handlingar och tillbud utan att ange sina namn. I slutänden har det ingen betydelse vem som begick misstaget, eller vem som såg det, utan det faktum att problemet har rapporterats, registrerats och analyserats och att det kan undvikas i framtiden.

Att öppet erkänna dina misstag och att be dina medarbetare att tala om för dig om det finns något du kan göra bättre kan också hjälpa processen. Föregå med gott exempel och kom ihåg att makten som kommer med din befattning ger dig utrymme att agera som en förebild. Du kan bara kräva att dina anställda öppet erkänner sina misstag om du gör det själv.

Med detta i åtanke bör ditt första mål vara att skapa en konceptuell grund för ditt företags misslyckandekultur. Gör dina medarbetare medvetna om att en viktig faktor för att företaget ska nå framgång är att öppet prata om misstag. Anställda måste lära sig att kommunicera sina fel och misstag för att på så vis göra sig själva och andra medvetna om dem. Även om en förändring av människors attityd till misstag är ett första steg, måste det stödjas av specifika, konkreta åtgärder. Följande punkter kan hjälpa dig att skapa en konstruktiv misslyckandekultur:

EHS-programvaran ger anställda och externa intressenter möjlighet att registrera sina observationer med hjälp av enkla formulär direkt vid användningsstället (genom appar, terminaler eller på datorn).

1. Bemyndiga och involvera dina anställda

Du kan underlätta neutral kommunikation av misstag genom att bemyndiga dina anställda att rapportera arbetsplatsolyckor, riskabelt agerande eller tillbud – eventuellt anonymt. Det viktiga här är att du sänker tröskeln för att rapportera incidenter. Med detta menas att göra det möjligt för anställda att dokumentera problem snabbt, enkelt och nära deras arbetsplats, t.ex. med en mobilapp för mobiltelefoner och surfplattor eller en särskild rapporteringsterminal i produktionshallen. Om det är möjligt ska anställda kunna logga rapporter direkt i arbetsmiljöprogrammet så att du systematiskt kan implementera skyddsåtgärder.

2. Belöna engagemang

Tyvärr ser många anställda arbetsmiljöfrågor som irriterande och betungande. Vänd dessa attityder genom att överväga ett belöningssystem som motiverar anställda. Erbjud incitament till anställda som entusiastiskt engagerar sig i frågan, t.ex. upplevelser, presentkort eller extra semesterbonusar. Ett annat alternativ är att starta en tävling som belönar det team som skickar in flest rapporter med en extra bonus de kan njuta av tillsammans, t.ex. på nästa julfest. Om misstag leder till nya idéer och förbättrade processer kan du presentera positiva exempel som visar att det är värt att engagera sig. Det viktiga är att de anställda själva ser fördelarna med att konstruktivt engagera sig i misstag. Detta kan förbättra arbetsmiljön på arbetsplatsen för dig och dina medarbetare.

3. Skapa utrymme för feedback och för att hitta lösningar

Se till att det finns trygga utrymmen och tillgängliga format som möjliggör för dina team att analysera misstag tillsammans och på ett konstruktivt sätt. Anställda måste lära sig att prata om misstag. Du kan organisera ”Misslyckandefredagar” eller ”Misstagsmöten” för att ge din personal tid och utrymme att öppet diskutera sina misstag som ett team och arbeta tillsammans för att hitta en lösning. Detta hjälper människor att lära sig av sina misstag.

En studie genomförd av revisionsbyrån Ernst & Young har fastslagit att anställda talar mer uppriktigt om misstag när de pratar med personer på samma hierarkiska nivå inom sitt team. De diskuterar saker mindre öppet så snart de blir tvingade att rapportera problem till sina överordnade eller till personer under dem i organisationens hierarki. Du bör ha denna lilla, men mycket viktiga detalj i åtanke när du planerar dina åtgärder.

4. Coacha din personal och öka medvetenheten

Att skapa en funktionell kultur som flaggar för misstag och engagerar sig i feedback är en förändringsprocess som inte kan utvecklas på egen hand. Ständiga, ingående förklaringar och fortgående insatser för att öka medvetenheten är viktiga för att dessa åtgärder ska lyckas. Du bör därför sträva efter att involvera dina anställda, organisera workshops och, om möjligt, hålla enskilda möten med dem. Anta ett konstruktivt förhållningssätt till misstag, speciellt de som begås av dina medarbetare och underordnade. Visa att skuldbeläggningar och motbeskyllningar är ineffektiva samtidigt som du tydligt förankrar meddelandet att misstag inte är en individ som misslyckas utan, i många fall, det kombinerade resultatet och många olika faktorer. Föregå med gott exempel. Istället för att fråga “Vem gjorde det här?”, försök hitta lösningar genom att fråga “Vad kan vi göra bättre i framtiden? Hur kan vi strukturera den här situationen (eller en liknande) för att säkerställa att vi kan arbeta tryggt och produktivt i framtiden?” Chefer har en central roll att spela här. De är förebilder och bör bete sig därefter.

Chefer – ett viktigt element för att förbättra tryggheten

Hur chefer och företagsledare beter sig är ett viktigt element för att skapa en öppen och tillitsfull miljö för att erkänna och kommunicera misstag

Med detta i åtanke bör du först prata med chefer på ditt företag. Förklara frågan för dem och beskriv fördelarna för deras team och dem personligen. Illustrera hur en misslyckandekultur som används i praktiken kan resultera i färre sjukdagar, högre produktivitet, ökad innovation och ökad tillfredsställelse.

De mest varaktiga förändringarna är dem som uppstår när en central idé förstås och tas till hjärtat av alla i en organisation. Att skapa en kultur som engagerar sig i misstag och feedback är inget undantag. Vi rekommenderar därför att frågan tas upp regelbundet och att man fokuserar på positiva aspekter. Du kan använda följande argument för att övertyga andra (utan att framstå som en besserwisser):

  • Föregå med gott exempel och erkänn dina egna misstag.
  • Uppmuntra chefer att erkänna sina misstag, att reflektera självkritiskt och att konfrontera anställda öppet och på jämställd basis.
  • Gör det klart för dem att de är förebilder för sina anställda.
  • Betona vikten av samarbete: förklara att det är cheferna som bär ansvaret för att skapa en effektiv misslyckandekultur inom teamet.
  • Erbjud stöd.
  • Gör chefer medvetna om att anställda arbetar som bäst när de inte är oroliga över att göra misstag eller behöver dölja dem. Rädsla är ett hinder för innovation och för inlärningsprocessen.

 

Vi vet alla att ingen är perfekt. Människor växer av sina erfarenheter, i synnerhet av misstag. Ändå har många fortfarande svårt att engagera sig i sina misstag på ett konstruktivt och förståeligt sätt. Desto viktigare är det därför att en strukturerad och hållbar förändringsprocess skräddarsydd för medarbetarna i ditt företag och dess befintliga företagskultur påbörjas.

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

Arbetsmiljö

Vi måste ha ett positivt förhållningssätt för att engagera människor i säkerhet!

Gerd-Jan Frijters är en välrenommerad konsult inom säkerhetskultur. I den här intervjun diskuterar han hur man engagerar människor i säkerhet, hur man främjar säkert beteende och hur tekniken tar säkerheten till nästa …

Läs artikel
Arbetsmiljö

Kommunikation säkerställer säkerhet - Davide Scotti

Davide Scotti är expert på kulturell förändring inom hälsa och säkerhet. Han talar med Quentic om ledarskap inom säkerhet och okonventionell kommunikation. Läs hans råd inför år 2021!

Läs artikel
Arbetsmiljö

Nya perspektiv för modern säkerhetshantering

Vilken potential kan beteendebaserad säkerhet eller Safety II ha? Bygg din strategi med moderna perspektiv på arbetssäkerhet. 

Ladda ner whitepaper

X