Arbetsmiljö

KPI inom säkerhet som verkligen spelar roll

Hur du kan förstå den aktuella statusen för din hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, sätta upp mål och kommunicera framgångar.

10 minuter12/10/2021

Vill du förbättra hälsa och säkerhet i ditt företag kontinuerligt? Om så är fallet är det viktigt att ta reda på var ni befinner er för närvarande, definiera era mål och identifiera potentiella förbättringar. KPI:er (Key Performance Indicators) spelar en viktig roll i den här processen, eftersom de gör det möjligt att göra jämförelser och placera dem i samband med de åtgärder som du har vidtagit. Detta gör det i sin tur möjligt för dig att hitta svagheterna i ditt företags befintliga arbetarsmiljöprocesser och även att kommunicera dina framgångar. I den här artikeln kommer vi att redogöra för de vanligaste KPI:erna och diskutera de aspekter som du bör ta hänsyn till när du väljer relevanta mätvärden för ditt företag.

Reaktiva eller proaktiva indikatorer?

Inom området hälsa och säkerhet kallas nyckeltal ofta också för säkerhetsindikatorer. Oavsett vilken term du väljer kan dessa indikatorer delas in i två kategorier: eftersläpande (efterföljande, reaktiva) och ledande (föregripande, proaktiva) indikatorer. På samma sätt som när det gäller att välja lämpliga metoder och prioriteringar för din arbetsmiljö är det viktigt att hitta en sund balans mellan ledande och eftersläpande indikatorer när du väljer KPI:er.

Eftersläpande indikatorer är lämpliga för att undersöka den aktuella nivån på arbetssmiljön i efterhand och i jämförelse med andra företag. Dessa indikatorer bygger på insamlade uppgifter om säkerhetsincidenter och resultat - händelser som har inträffat och som inte kan återställas. De beskrivs som "eftersatta" eftersom de koncentrerar sig på tidigare händelser. Eftersläpande indikatorer ger dock inga ledtrådar om hur förbättringar kan göras. Det är därför värt att ta med ledande indikatorer, eftersom dessa proaktiva indikatorer ger en framtidsutsikt. De kallas ibland också "förebyggande indikatorer" eftersom de, till skillnad från eftersläpande indikatorer, inte fokuserar på tidigare händelser utan på åtgärder som kan genomföras eller befintliga förhållanden som kan ändras i syfte att förhindra framtida säkerhetsincidenter.

Det finns en fascination för att bara titta på eftersläpande data i form av olycksfrekvenser, men det för oss inte framåt. Det är det stora problemet. Det är dags att ändra vårt sätt att tänka, och i stället för att titta i backspegeln måste vi se framåt mot vart vi vill gå, snarare än att försöka komma bort från där vi var.

Andrew Sharman, i en intervju för Quentics Safety Management Trend Report 2021

Hur du definierar och mäter dina KPI:er

När det gäller val av eftersläpande och ledande indikatorer finns det ingen patentlösning som fungerar för alla företag. När man tittar på företagets situation, de problem man står inför och de mål man har satt upp bör man utgå från den situation man befinner sig i när man fattar ett beslut om indikatorer. Som alltid är det viktigt att säkerställa jämförbarhet, kontinuitet och öppenhet. För att uppnå detta - och för att dina indikatorer verkligen ska ge meningsfulla insikter - är det viktigt att de mål du sätter upp uppfyller SMART-kriterierna:

  • Specifika

  • Mätbara 

  • Accepterade

  • Realistiska

  • Tidsbestämda

Förutom dina mål och specifika problem bör du också ta hänsyn till din nuvarande säkerhetskultur. En stor del av KPI:erna baseras på anställdas rapporter, vilket innebär att du måste informera din personal tydligt om syftet och användningen av indikatorerna så att de anställda tar till sig dem i sitt dagliga arbete. Det är också viktigt att ha ett enkelt och begripligt system som gör det möjligt att lämna in rapporter och spåra händelser. Du bör därför bara använda indikatorer som du är säker på att du har tillräckligt med meningsfulla data att stödja.

3 kärnpunkter för din indikatoruppsättning:
  • Kombinera eftersläpande och ledande indikatorer.

  • KPI:er ska ge en meningsfull inblick i dina mål och problem.

  • Mät endast KPI:er som du har tillräckligt med meningsfulla data för att stödja.

De vanligaste KPI:erna för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen

Som en del av vår Safety Management Trendreport 2021 undersökte vi vilka KPI:er som är vanligast i företag i hela Europa. Resultaten av undersökningen med 629 säkerhetsexperter från hela Europa är följande:

Låt oss ta en mer detaljerad titt på de fem områdena och hur man fastställer indikatorerna:

Rapporterade olyckor och tillbud: Antal olyckor

Det är viktigt att alla olyckor på arbetsplatsen registreras och dokumenteras i loggboken för första hjälpen. Om en olycka leder till en frånvaro på mer än tre dagar eller till ett dödsfall betraktas den i Tyskland som en "anmälningspliktig olycka", vilket innebär att arbetsgivaren är skyldig att anmäla händelsen till sin yrkesförsäkringsorganisation. Därför bör alla företag samla in nödvändiga uppgifter om olycksfallens allvar och frekvens. När dessa uppgifter sätts i relation till antalet anställda eller antalet arbetade timmar kan du dra slutsatser om kvaliteten på ditt arbetssäkerhetssystem. Detta förhållande illustreras av olycksfrekvensen, som beräknas på olika sätt runt om i världen.

LTIFR-värdet (Lost Time Omsorgsfrekvens) är allmänt accepterat som en internationell standard.

  • LTIFR: Skador orsakade av förlorad arbetstid/arbetade timmar x 2 000 (i stället för att använda en faktor på 2 000 kan du också använda 1 000 eller 1 000 000 000 beroende på företagets storlek).

I vissa europeiska länder fokuserar andra vanliga olycksfrekvenser på rapporteringsbara olyckor enligt lokala bestämmelser. I Tyskland, till exempel, kompletteras LTIFR med två ytterligare formler: olyckor per tusen anställda och olycksfrekvens för arbetsolyckor.

  • Olyckor per tusen anställda: (anmälningspliktiga olyckor ÷ antal anställda) x 1 000

  • Antalet arbetsolyckor: (anmälningspliktiga olyckor ÷ arbetade timmar) x 1 000

Andra KPI:er som används vid hantering av incidenter och tillbud

Från olyckor per tusen anställda till LTIFR och hälsorisker - varje KPI har sina styrkor och nackdelar. Vi har sammanställt en alfabetisk lista över KPI:er med formler, exempel, fördelar och nackdelar.

Läs nu!

Olycksfria dagar

Liksom olycksfrekvensen är antalet olycksfria dagar en annan reaktiv KPI som används i incidenthantering. Ledtråden finns i namnet: det mäter antalet dagar då inga arbetsplatsolyckor har inträffat. Som framgår av Safety Management Trend Report är det vanligt att följa upp denna indikator och fira framgångar. Du bör dock närma dig denna KPI med försiktighet, eftersom den kan skapa falska incitamentstrukturer. Det faktum att denna siffra till en början verkar öka betyder inte nödvändigtvis att inga olyckor har inträffat. I stället är det möjligt att de anställda helt enkelt har valt att inte rapportera olyckor i ett (missriktat) försök att bidra till säkerheten på arbetsplatsen.

I dag ser du LED-skyltarna med "200 dagar sedan den senaste skadan" eller "350 dagar sedan den senaste olyckan". Det är enligt min åsikt lite för reaktivt. När en olycka inträffar återställs tavlan till noll och det är inte särskilt motiverande för personalen. Jag tror att förebyggande KPI:er är mycket mer motiverande för människor. [...] De förebyggande resultatindikatorerna är viktigare att mäta och publicera och vara stolta över än de reaktiva resultatindikatorerna."

Gerd-Jan Frijters i Safety Management Trend Report 2021

Nästan missar

Nästan olyckor är vanligtvis incidenter där ingen har skadats - men som kunde ha lett till skador om omständigheterna hade varit något annorlunda.

Återigen är det inte tillrådligt att bara fokusera på att uppnå "noll" nära olyckor. Det är viktigare att se resultaten på ett mer nyanserat sätt. Istället för att indikera en farlig arbetsplats kan ett stort antal nära olyckor i själva verket tyda på en öppen, välfungerande misslyckandekultur  där de anställda fritt och öppet rapporterar nära olyckor. Som säkerhetsansvarig är du beroende av att de anställda rapporterar nära olyckor - för det är först då som du kan identifiera risker och vidta lämpliga åtgärder. Om de anställda inte rapporterar en nästan-olycka kan en upprepad händelse leda till en verklig olycka. Detta stöds av Heinrichs olyckstriangel, som säger att 300 osäkra situationer leder till 29 olyckor med lindriga skador och i allvarlig olycka eller dödsfall. Heinrichs triangel visar också att det knappast är realistiskt att fokusera på att uppnå "noll" nära olyckor med tanke på deras relativa frekvens.

Istället för att minska antalet nära olyckor skulle det vara mer förnuftigt att titta på förhållandet mellan antalet nära olyckor och antalet olyckor. Hur nära motsvarar det olyckstriangeln? Vilka slutsatser kan du dra av detta? Anställda och chefer kanske inte har lust att anteckna alla mindre incidenter i loggboken för första hjälpen - och detsamma gäller för nära olyckor. Det kan därför vara förnuftigt att sträva efter att uppnå ett förhållande mellan rapporterade nära olyckor och olyckor som beskrivs i olyckstriangeln. En ökning av denna siffra är en bra indikator på förbättringar av er säkerhetskultur.

Resultat av revisioner och inspektioner

En bra struktur och ett bra klassificeringssystem säkerställer att alla faser av interna och externa revisioner genererar KPI:er som kan stödja arbetet med processförbättringar, från planering och genomförande av åtgärder till identifiering och eliminering av fall av bristande efterlevnad. Exempel på dessa KPI:er är följande:

  • Förhållandet mellan genomförda revisioner och planerade revisioner: Denhär indikatorn är en jämförelse mellan mål och verklighet och visar hur effektivt revisionerna genomförs i förhållande till företagets måluppfyllelse. En revision anses vara effektiv när målförhållandet uppnås på ett tillförlitligt sätt inom önskade toleranser.

  • Förhållandet mellan avvikelser och korrigerande åtgärder: Syftet med denna KPI är att ge en inblick i kvaliteten på ett företags misslyckandekultur. Om avvikelser inte leder till några (eller tillräckligt många) korrigerande åtgärder kan samma avvikelser återkomma.

  • Förhållandet mellan rekommendationer och förebyggande åtgärder: Denna KPI ger en indikation på hur ett företag hanterar rekommendationer från revisioner. Om rekommendationerna inte genomförs eller dokumenteras kan detta leda till bristande överensstämmelse i framtiden. Företagets CIP (process för ständiga förbättringar) kan också bidra till att uppmuntra fokus på förebyggande åtgärder.

  • Antal försenade tidsfrister för genomförandeåtgärder (relativt eller absolut): Revisioner leder vanligtvis till rekommendationer eller identifierar brister i efterlevnaden. Alla fall av bristande överensstämmelse bör lösas före uppföljningsinspektionen eller nästa revision. Överskridna tidsfrister ger en bild av företagets inställning till misslyckandekulturen.

  • Antal avvikelser i certifierings-/kundrevisioner med avseende på revisionsförvaltningen: Antalet avvikelser i sig ger ingen indikation på hur ett ledningssystem fungerar. I stället är det endast möjligt att dra slutsatser om hur ett företag har utvecklats under de senaste åren (eventuellt även tack vare CIP) genom att jämföra uppgifter i efterhand.

CAPA-systemet (korrigerande och förebyggande åtgärder)

CAPA-systemet undersöker avvikelser, bristande överensstämmelse och fel, genomför korrigerande åtgärder och vidtar sedan förebyggande åtgärder. Till skillnad från andra kvalitetsstandarder, t.ex. ISO 9001, är CAPA-systemet (liksom ISO 13485) en process för kontinuerlig förbättring. I stället för att förbättra en produkt syftar CAPA-systemet till att eliminera fall av bristande överensstämmelse med de krav som fastställs i tillämpliga bestämmelser och tekniska standarder.

BBS-indikatorer

Beteendebaserad säkerhet (BBS) är ett aktivt snarare än reaktivt tillvägagångssätt och gör det möjligt att genomföra och odla en modern och samtida arbetsmiljö. Safety Management Trend Report visar att ett växande antal företag införlivar detta tillvägagångssätt när de försöker främja ett säkrare beteende och i slutändan en säkrare arbetsplats överlag.

BBS bygger på att alla anställda (i ett visst team) integreras och ständigt observerar säkert beteende, antingen i ett system där alla "observerar" varandra eller genom att uppmuntra enskilda anställda att rapportera sina observationer. Detta tillvägagångssätt undersöker säkerhetsbeteendet på arbetsplatserna och kan ge konstruktiv feedback. BBS genererar vanligtvis stora datamängder - en skattkammare för KPI:er och analyser, men också en bra anledning att undersöka vilka data ni faktiskt behöver spåra och analysera regelbundet.

KPI:er som du kan använda för att analysera BBS-program:

  • Antalet observationer i förhållande till det totala antalet möjliga observationer.

  • Antalet observationer av säkert beteende i förhållande till det totala antalet observationer.

  • Antalet svar på observationer i förhållande till det totala antalet möjliga observationer, eller antalet åtgärder som genomförts av cheferna.

  • Antalet anställda som har fått utbildning inom BBS.

  • Antalet säkerhetsrelaterade beteenden som har definierats.

Med tanke på de stora mängder data som BBS-programmen kan generera är molnbaserade programvarulösningar en stor fördel. De gör det möjligt att lagra obegränsade mängder data och även strukturera denna information. En instrumentpanel gör viktiga insikter tillgängliga i form av KPI:er och belyser därmed också framgången för ditt säkerhetssystem. Du måste övertyga de anställda om fördelarna med dessa KPI:er och få deras godkännande och samtycke, eftersom uppgifterna annars måste anonymiseras. Under alla omständigheter måste du se till att databehandlingen är transparent och garantera datasäkerheten.

Outlook

Det finns en tydlig trend mot proaktiv hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Moderna metoder som BBS och Safety II är utmärkta komplement till traditionell hälsa och säkerhet - och gör det möjligt att agera snabbt och förebyggande i stället för att reagera när problem har uppstått, vilket är en stor fördel.

Proaktiv säkerhet bidrar också till ökningen av proaktiva (ledande) KPI:er, som är ett användbart tillägg till dina befintliga eftersläpande indikatorer. Även om det finns olika typer av KPI bör du se till att du kan jämföra och kontrastera dina valda KPI:er så enkelt som möjligt. Möjligheten att placera traditionella och moderna KPI:er sida vid sida hjälper till att bedöma teorins inverkan på praktiken och identifiera vilka åtgärder som verkligen bidrar på ett meningsfullt sätt till att göra arbetsmiljön på ditt företag säkrare.

 

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

Arbetsmiljö, Digitalisering

Hur man introducerar en ny EHS-programvarulösning

EHS-programvara kan vara en livräddare för företag! 10 tips att tänka på för att engagera alla anställda och inspirera till att följa nya processer.

Läs artikel
Arbetsmiljö, Digitalisering

EHS-programvara: Teknik främjer effektivitet & säkerhet

Efterfrågan ökar efter en central plattform som kan koppla samman och kontrollera EHS-processer och intressenter. Ta reda på exakt vad EHS-programvara är - och vad den kan göra.

Läs artikel
Arbetsmiljö, Revisioner

Veltec

Adjö pappersarbete! Hej transparens och samarbete! Digital programvara och verktyg kan revolutionera arbetssäkerheten för EHSQ-chefer, bland annat genom att använda QR-koder för att samla in fler rapporter. Det enda …

Läs framgångshistorien

X