Farliga ämnen

En digital plats för 3000 farliga och icke-farliga ämnen & kemikalier

DMK Group

7 minuter

Svagheter eller luckor i kemikaliehanteringen, oavsett hur små de är, kan leda till osäkra situationer och skapa en miljöpåverkan som bör undvikas. Ineffektiva byråkratiska processer, föråldrade säkerhetsdatablad, föråldrade arbetsinstruktioner för maskiner, oändligt sökande efter aktuella dokument för den externa revisorn - allt detta hör till det förflutna för DMK Group. Sedan 2012 har mejeriföretaget förlitat sig på mjukvaruplattformen Quentic och på så sätt säkerställt efterlevnaden av livsmedelsindustrins strikta standarder när det gäller hållbarhet, kvalitet och arbetsssmiljö & säkerhet.

"Tack vare det centrala registret över farliga kemikalier har jag alltid en överblick över alla kemikalier som används på våra 19 anläggningar. När jag behöver information från ett specifikt säkerhetsdatablad under en inspektion kan jag hitta den i Quentic med några få klick - även när jag är på språng. Våra externa revisorer uppskattar det sätt på vilket vi använder programvara för att hantera våra farliga kemikalier, så de har vanligtvis bara väldigt få frågor till oss. De vet att allt vi gör fungerar som det ska."

Torsten Gutowski, Arbetarskyddsspecialist och ansvarig för farliga kemikalier på DMK

Om DMK Group

DMK Group är ett av Europas största mejeriföretag och har cirka 7 800 anställda på 19 orter. DMK:s varumärken, från MILRAM och Oldenburger till Humana och Alete, är väletablerade i över 100 länder. Produktportföljen sträcker sig från mjölkbaserade produkter samt ost till mjölkbaserade ingredienser för livsmedelsproduktion, hälsoprodukter, barnmat och glass. DMK fokuserar på hög produktkvalitet, ett miljövänligt tillvägagångssätt samt nöjdhet och säkerhet för alla anställda. Detta innefattar kontinuerliga ansträngningar för att förbättra sina processer när det gäller miljöskydd, arbetssäkerhet och hantering av farliga kemikalier, vilket går utöver kraven i lagar och förordningar.

  • Att skydda miljön och naturen samt förbättra levnads- och miljöförhållandena är viktiga företagsmål för DMK. | © DMK Group

Sökandet efter en omfattande översikt över farliga kemikalier

Efter en företagssammanslagning som ledde till att DMK-koncernen bildades 2011 ökade det administrativa arbetet med hantering av arbetssäkerhet och farliga kemikalier enormt. Torsten Gutowski, central arbetarskyddsspecialist och ansvarig för farliga kemikalier på DMK, insåg snart att de metoder som hittills använts inte skulle räcka till för att hantera de nya utmaningarna. Tidigare hade farliga och icke-farliga kemikalier registrerats i separata Excel-kalkylblad för varje avdelning och varje plats. Detta resulterade i ett stort antal tabeller och listor som varken var jämförbara i fråga om innehåll eller struktur. Oklarheterna varierade från ofullständiga registreringar av vissa kemikaliers innehåll och saknade uppgifter om användningsområden till inkonsekvent användning av förkortningar och upprepade poster. Ytterligare en komplikation var behovet av att revidera alla arbetsinstruktioner för att följa EU:s CLP-förordning.

"Vi stod inför uppgiften att centralt sammanföra och standardisera registren över farliga kemikalier på 19 olika platser. Det överflöd av listor som skapades av de många Excel-kalkylbladen från olika platser var inte längre hållbart. Att implementera en professionell programvarulösning gjorde verklig skillnad för oss."

Torsten Gutowski, Arbetarskyddsspecialist och ansvarig för farliga kemikalier på DMK

Under sökandet efter en lämplig lösning besökte Torsten Gutowski en mässa för arbetssäkerhet. Bland utställarna på mässan fanns Quentic. Efter att ha fått en första inblick i dess funktioner och genomfört en ingående jämförelse med andra leverantörer valde DMK att införa programvarulösningen Quentic i juni 2012.

En sofistikerad lösning för säkerhetsdatablad och arbetsinstruktioner

Som en del av den företagsövergripande lanseringen av Quentic importerades data från 280 leverantörer och cirka 1 900 farliga kemikalier till systemet. I dag, efter tio år i drift, har företagets databas nästan fördubblats och över 3 000 farliga och icke-farliga kemikalier hanteras nu centralt i Quentic. Det handlar om allt från oljor, fetter och laboratoriekemikalier till rengöringsmedel, aerosolburkar och lacker. Kemikalier som används i kosher- och halalprodukter dokumenteras också i Quentic, vilket är särskilt viktigt för mejeriföretaget.

Varje post i registret över farliga kemikalier är kopplad till motsvarande dokument, från säkerhetsdatablad och arbetsinstruktioner till NSF-certifieringar (National Sanitation Foundation). Upp till sju dokument är vanligtvis kopplade till en enda kemikalie. Totalt tillhandahåller DMK digitalt över 12 000 dokument via Quentic. 

"Tidigare samlade vi inte in lika mycket data om vår hantering av farliga kemikalier som vi gör idag. Nu vill alla lagra alla sina data i Quentic-programvaran på grund av hur bekvämt och enkelt det är. All information lagras centralt och är lätt att hitta - som i ett mediebibliotek online."

Torsten Gutowski, Arbetarskyddsspecialist och ansvarig för farliga kemikalier på DMK

EHSQ-programvarans standardiserade databas erbjuder många fördelar när det gäller organisation och tidseffektivitet. Torsten Gutowski kan skapa nya arbetsinstruktioner eller uppdatera föråldrade säkerhetsdatablad och omedelbart göra dem tillgängliga för sina kollegor i hela företaget. Var och en av DMK:s 19 anläggningar har en dedikerad arbetarskyddsspecialist samt en miljöansvarig och en ansvarig för farliga kemikalier. De får alla uppdaterade dokument och behöver inte längre uppdatera sina platsers dokument separat, vilket tidigare var fallet. När Torsten Gutowski redigerar en arbetsinstruktion centralt i Quentic gör systemet det möjligt för honom att skicka ut e-postmeddelanden för att informera de ansvariga för farliga kemikalier på varje plats. De lokala tjänstemännen kan sedan granska den nya informationen och processerna innan de ersätter de tryckta versionerna på plats. Varje arbetsinstruktion som skapas centralt i programvarulösningen sparar en timmes arbete för varje ansvarig för farliga kemikalier.

Smart lagring och hantering av kemikalier på olika platser

Tack vare programvarulösningen har många av företagets processer blivit mer transparenta under de senaste åren. Innan inköp av en ny kemikalie kan det alltid kontrolleras om den redan används på andra platser. Quentics översikt över farliga kemikalier innehåller filter som gör att de anställda kan hitta kemikalier på några sekunder - inklusive fullständig information om deras egenskaper och användningsområden. Om en plats slutar använda en kemikalie kan den fortfarande ha stora mängder av den i lagerutrymmen. I sådana fall gör programvarulösningen det möjligt för de anställda att se om en annan fabrik använder denna kemikalie så att den kan transporteras för vidare användning i stället för att bara skickas för bortskaffande. Detta gör det möjligt för DMK att spara resurser och gå vidare med sin hållbarhetsstrategi för 2030.

Quentic övervakar också exakt lagringen av farliga kemikalier. Förvaringsskåp för farliga kemikalier skapas som lagringsutrymmen i Quentic och ett trafikljussystem förhindrar felaktig lagring.

Att hålla ett öga på förbjudna och reglerade kemikalier och reagera snabbt på EU-bestämmelser.

Idag överförs alla ingredienser från säkerhetsdatablad till Quentic-systemet. Vissa kemikalier som används inom livsmedelsindustrin omfattas av särskilda bestämmelser, vilket innebär en särskild utmaning. Kemikalier omprövas och omklassificeras upprepade gånger av den nationella regeringens kommitté för farliga kemikalier, Reach-förordningen (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) och Europeiska kemikaliemyndigheten (ECHA). Om en omprövning gör det nödvändigt att se över användningen av vissa kemikalier kan DMK använda Quentic för att filtrera den berörda kemikalien och reagera snabbt.

Alltid på den säkra sidan: Effektivt skydd för människor och planet

I laboratorier är det inte alltid möjligt att undvika att arbeta med cancerframkallande kemikalier, t.ex. pH-indikatorn fenolftalein, som används i analytiska processer. I sådana fall måste de anställda följa strikta säkerhetsföreskrifter. Detta innebär bland annat att de måste bära personlig skyddsutrustning och arbeta i dragskåp. Tack vare Quentic har de anställda alltid tillgång till fullständig information om hur de ska skydda sig. På så sätt kan de i slutet av arbetsdagen återvända till sina vänner och familjer i trygghet.

På DMK är arbetssäkerhet och miljöskydd fast förankrade i företagets DNA. Förutom cancerframkallande farliga kemikalier vill mejeriföretaget också undvika användningen av klorfluorkarboner (CFC) på grund av deras skadliga inverkan på ozonskiktet.

"Jag kan hantera miljöfarliga, och naturskadliga kemikalier centralt i Quentic och systematiskt se till att ingen använder dem. Jag kontrollerar regelbundet alla säkerhetsdatablad. Om jag hittar en ingrediens som vi har förbjudit - till exempel köldmediet R22 - skickar jag omedelbart ut en varning i systemet."

Torsten Gutowski, Arbetarskyddsspecialist och ansvarig för farliga kemikalier på DMK

Smart auktorisering: Snabb åtkomst för dem som har bråttom, exakt information för experterna

Som huvudadministratör för programvarulösningen ansvarar Torsten Gutowski för att kartlägga företagets hela organisationsstruktur och hantera behörigheter. Cirka 1 500 anställda är registrerade som Quentic-användare och har grundläggande tillgång till programvaran. Cheferna har omfattande rättigheter och har även tillgång till modulerna Arbetsmiljö & Säkerhet samt Risker & Revisioner. Administratörsroller har tilldelats arbetssäkerhetsspecialister, miljöansvariga och ansvariga för farliga kemikalier, tillsammans med en handfull andra anställda från huvudkontoret. De drar också nytta av både den nödvändiga detaljnivån och en tydlig överblick över alla EHSQ-processer i företaget. Vaktmästarna har också tillgång till systemet så att de snabbt kan skriva ut aktuella säkerhetsdatablad för nödcentraler om det behövs.

"Som en grundläggande princip kan alla anställda begära behörighet att se och läsa. Användarna ser dock alltid bara informationen inom sitt ansvarsområde och de processer och åtgärder som de är direkt involverade i. På så sätt säkerställs det att informationen alltid bara är tillgänglig för personer som har motsvarande behörighet och som behöver den - vilket också förhindrar en informationsöverbelastning."

Torsten Gutowski, Arbetarskyddsspecialist och ansvarig för farliga kemikalier på DMK

Sju år efter införandet i Tyskland har företaget nu infört programvaran i andra länder. Enligt Torsten Gutowski är den största utmaningen i detta internationella samarbete språkbarriären, och det är här som Quentics automatiska översättningsfunktion kommer in i bilden.

Stöd för certifiering: Att klara revisioner enkelt

Var och en av DMK-koncernens fabriker genomgår flera revisioner per år, varav en del utförs av kunder, en del av certifieringsföretag (som t.ex. DQS GmbH) och en del av interna revisorer. Alla dess anläggningar är certifierade i enlighet med ISO 50001 (energihantering). Dessutom tittar företaget på miljöpåverkan i hela värdekedjan och har redan säkrat en certifiering enligt ISO 14001 (miljöledning) för 17 anläggningar.

Torsten Gutowski stöder externa revisioner och genomför självständigt interna miljörevisioner och kontroller av farligt gods. Han dokumenterar mängder och platser för lagrade farliga och icke-farliga kemikalier i systemet. Samtidigt kan Gutowski sortera alla kemikalier efter deras vattenfarlighetsklasser för att kontrollera var olika farliga kemikalier lagras och se till att de inte kan förorena miljön. Under dessa granskningar upptäcker han ibland kemikalier som inte finns registrerade i programvaran - och kan rätta till detta genom att lägga till dem i systemet med några få tryck på sin surfplatta.

En EHSQ-programvarulösning, oändligt med fördelar

Idag skulle Torsten Gutowski inte vilja vara utan Quentic i sitt dagliga arbete. Med hjälp av programvarulösningen uppfyller DMK lagstadgade krav och har minskat sin organisatoriska arbetsbörda. Alla inblandade är direkt integrerade i systemet, vilket underlättar samarbetet och samordningen över avdelnings- och lokalitetsgränserna.

Vad DMK värdesätter med Quentic

  • Förbättrad transparens tack vare en standardiserad databas

  • Smarta anslutningar mellan moduler

  • Smart och smidig auktorisering

  • Analys kan ske när som helst

  • Individuella sök- och filterfunktioner

  • Övergripande tillämpning över hela EHSQ-området

Referensecase: DMK Group

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

Arbetsmiljö, Farliga ämnen

ISO 7010-symboler: Säkerhetsskyltar

Den internationella standarden ISO 7010 definierar korrekt form och färg på symboler och varningsskyltar. Känner du till dessa viktiga fakta om standarden och de symboler som den reglerar?

Läs artikel
Farliga ämnen

Kemikaliehantering enligt REACH, GHS och CLP

Europeiska bestämmelser ökar trycket på företag som tillverkar eller använder kemikalier. Lär dig mer om de nya lagarna och hur du kan hantera uppdateringar av SDS och kemikaliemärkning i enlighet med dem.

Läs artikel

Quentic Demo

Vill du testa Quentic gratis och utan förbindelser? Få en inblick i programvaran och dess fördelar.

Begär demo

X