Arbetsmiljö

Koldioxidavtryck med en knapptryckning: Digitala och effektiva globala KPI-beräkningar på ett ögonblick

Dussmann Group

8 minuter

Föreställ dig att du är ansvarig för QHSE hos en leverantör av flera tjänster med verksamhet över hela världen och nästan 65 000 anställda. Hållbarhet är en viktig pelare i företagets strategi på nästa nivå. Att beräkna koldioxidavtrycketför hela koncernen, med alla de olika tjänster som den tillhandahåller, är en av de största utmaningarna du står inför. Hur skulle du gå till väga för att göra det? 

Dussmanngruppens EHSQ-team stod inför just den här uppgiften. En sak stod klar från början: de ville undvika att hantera ett så stort projekt med Excel-kalkylblad och e-post. Tidigare hade teamet mer än en gång råkat ut för ett listbaserat kaos när de kämpade sig igenom en djungel av data som skapats av felaktig dataadministration, flera inmatningar och felaktigt konverterade energienheter. Det är knappast förvånande med tanke på att beräkningen av koncernens koldioxidavtryck kräver 376 tjänstemän som samlar in uppgifter för 77 olika indikatorer. År 2020 tog det QHSE-teamet över fem månader att sammanställa de många kalkylbladen, identifiera och korrigera felaktiga poster och göra de nödvändiga beräkningarna.  

Hur ser situationen ut i dag? Sedan 2021 har Dussmann Group använt programvarulösningen Quentic för att ta fram sina icke-finansiella rapporter. Den gör det möjligt för QHSE-teamet att lägga in alla nödvändiga indikatorer online, övervaka dem i realtid och ingripa snabbt under rapporteringsprocessen om några avvikelser eller problem uppstår. Detta förbättrar inte bara datakvaliteten, utan påskyndar också hela processen avsevärt.  

Med hjälp av Analytics Dashboards kan EHSQ-teamet när som helst tydligt presentera resultatet - de totala utsläppen av växthusgaser - tillsammans med de KPI:er som härrör från det, samtidigt som resultaten filtreras efter affärsenhet. För första gången kan Dussmann Group använda dessa resultat för att definiera kvantifierbara hållbarhetsmål för de kommande åren - en viktig milstolpe för varje verkligt hållbart företag. 

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"För ett företag av vår storlek är rapportering i enlighet med GHG-protokollet i Scope 1 och 2 endast möjlig med Quentic. Programvarulösningen är så flexibel att den hjälper oss med global datainsamling, motsvarande automatiseringar och centrala utvärderingar. Trots Dussmannkoncernens komplexitet kan vi nu för första gången registrera indikatorer och beräkna KPI:er för alla företagsdivisioner på bara tre månader - och det inkluderar utbildning och konsultation."

Daniel Krebel, Ansvarig för EHSQ, Dussmann Group

Om Dussmann Group

Dussmann Group har ägnat sig åt att tillhandahålla tjänster som sätter människan i centrum. Vare sig det handlar om facility management, anläggningsbyggande, dagisverksamhet, professionell äldreomsorg och vård eller Berlins berömda bokhandel KulturKaufhaus - närhelst högkvalitativa tjänster krävs finns Dussmann-koncernen där som en pålitlig leverantör av flera tjänster. Hållbarhetshantering har varit en av koncernens viktigaste strategiska pelare sedan 2018. 

Det familjeägda företaget grundades 1963 och omfattas inte av någon skyldighet att rapportera om CSR. Trots detta är ett av de mål som Dussmann Group har satt upp för sig själv att beräkna sina icke-finansiella indikatorer - som omfattar verksamhet i 21 länder och en personalstyrka på nästan 65 000 anställda. 

Genom att producera omfattande hållbarhetsrapporter lever Dussmann inte bara upp till sitt företagaransvar utan uppfyller också kundernas växande krav på miljömedvetna och hållbara arbetsmetoder från sina tjänsteleverantörer. Dessutom förbereder detta även Dussmann Group för möjligheten av meromfattande skyldigheter att rapportera om hållbarhetsredovisning i framtiden - vilket framgår av det senaste utkastet till EU:s direktiv om hållbarhetsredovisning.

  • Det familjeägda företaget grundades 1963 och omfattas inte av någon skyldighet att rapportera om CSR. Ett av de mål som Dussmann-koncernen har satt upp är dock att beräkna sina icke-finansiella indikatorer - som omfattar verksamhet i 21 länder och en personalstyrka på nästan 65 000 anställda. | © Dussmann Group

Användarvänligt system och databas stöder noggrann inmatning

Alla företagsavdelningar inom Dussmann Group förbrukar naturligtvis resurser när de utför sin dagliga verksamhet. Detta resulterar i indirekta koldioxidutsläpp på grund av energiförbrukningen på kontor och i matsalar, samt direkta utsläpp genom koncernens globala fordonspark och infrastruktur som byggnader.  

Daniel Krebel, chef för EHSQ hos Dussman Group, och Daria Steinbock, ansvarig för hållbarhetsrapportering, har använt Quentics hållbarhetsmodul för att hantera de indikatorer som krävs för internationell rapportering. Tidigare fördelades dessa indikatorer över en besvärlig serie Excel-kalkylblad innan de slutligen och mödosamt sammanställdes på nytt manuellt. I dag läggs dock data från de olika företagsavdelningarna till Quentic-lösningen centralt, tack vare en standardiserad process som kräver minimal samordning. Tydligt specificerade uppsättningar av indikatorer och inledande validering under inmatningsprocessen förenklar det förberedande arbetet och förbättrar datakvaliteten. Möjligheten att ladda upp dokument, t.ex. elförsörjningsavtal, och lägga till kompletterande kommentarer gör att den nödvändiga inmatningen blir mer detaljerad. Allt detta gjorde det möjligt för teamet att genomföra en marknadsbaserad strategi för scope 1 och 2 i enlighet med GHG-protokollet för hela Dussmann Group. Som ett resultat av detta kunde de för första gången ta fram ett helt konsoliderat, granskningsbart koldioxidavtryck.

Daria Steinbock, Verantwortliche für die Nachhaltigkeit, Dussmann Group

"Vi har nu definierat 250 indikatorer i Quentic Hållbarhets-modulen, inklusive indikatorer för input, beräkning och mål, som vi grupperar i kataloger efter ämnesområde och använder för datainsamling. Vi kan nu spåra exakt hur mycket el som förbrukas, hur mycket bränsle vår fordonsflotta använder och hur mycket fjärrvärme vi behöver i olika företagsavdelningar, för att bara nämna några exempel."

Daria Steinbock, EHSQ-specialist, Dussmann Group

Med Quentic hör den inkonsekventa användningen av energienheter i inmatnings- och beräkningsfält till det förflutna - tack vare valbara, fördefinierade alternativ, automatiska konverteringar och valideringssteg. I händelse av att avvikelser uppstår behöver QHSE-teamet inte längre vänta till slutet av datainsamlingsperioden för att ingripa.

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"Tidigare kunde vi bara se våra indikatorer efter att de olika företagsavdelningarna hade sammanställt sin information i Excel-listor och slutligen överlämnat den till oss. Nu kan vi spåra varje ingående värde i realtid och ingripa direkt om det behövs."

Daniel Krebel, Ansvarig för EHSQ, Dussmann Group

Visuell dataanalys: Från Excel till Dashboards

Med en dashboard som är särskilt anpassad till Dussmann Groups krav ger Quentic Analytics den ultimata utgången för icke-finansiella data - även när man är på språng. När personer på försäljningsavdelningen får frågan om hur stort ett koldioxidavtryck är, behöver de bara ta sin mobiltelefon, öppna instrumentpanelen i Quentic-appen och visa motsvarande data. "Quentic är det enda sättet vi kan ge ut och visualisera vår koldioxidekvivalent på ett så målinriktat sätt för varje affärsenhet", betonar Daria Steinbock. De data som Quentic tillhandahåller utgör en grund för att fastställa kvantitativa ESG-mål när koncernen tar sina nästa steg mot klimatneutralitet.

ESG: Miljö, Sociala Frågor, Bolagsstyrning

Dussmann Group låter oberoende tredje parter utvärdera sina insatser i fråga om ESG-kriterier (miljö, sociala frågor och styrning). ESG-kriterierna utgör en integrerad del av Dussmann-koncernens hållbarhetspelare och utvecklas ständigt i dess integrerade ledningssystem (IMS). År 2021 fick Dussmann-koncernen en silvermedalj av ratingplattformen EcoVadis för sina ESG-relaterade insatser. Utöver EcoVadis planeras ytterligare en ESG-klassificering för 2022. Tack vare Quentic finns det nödvändiga datagrundlaget tillgängligt i konsoliderad form och kan därmed användas direkt.

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"De uppgifter som vi samlar in med Quentic i samband med vår hållbarhetsrapportering utgör en tillförlitlig grund för våra ESG-klassificeringar."

Daniel Krebel, Ansvarig för EHSQ, Dussmann Group

Förändring av processen

Alla hierarkiska nivåer inom Dussmann-koncernen - från servicepersonal till högsta ledningen - kännetecknas av en stark medvetenhet om miljö- och hållbarhetsrelaterade frågor, särskilt när det gäller att tillhandahålla tjänster till kunderna. Med detta sagt var dock projektet att införa programvara för att optimera och digitalisera hållbarhetsrapporteringen långt ifrån en säker framgång. 

Det fanns fortfarande stora frågor att besvara: Hur skulle Dussmann-koncernen kunna integrera alla inblandade - i det här fallet med början från de 376 anställda som ansvarar för datainsamlingen - på ett sådant sätt att projektet inte skulle äventyras av några reservationer eller behov av acklimatisering?  

Det inledde en förändringshanteringsprocess som QHSE-teamet hanterade och stödde med mycket takt och omtanke. Quentic är mycket intuitivt att använda, vilket gav ett betydande försprång. För att se till att den ansvariga personalen var helt uppdaterad fick de dessutom digital utbildning i form av steg-för-steg-vägledning och totalt sex webbseminarier. Detta tillvägagångssätt gav framgång: feedbacken var genomgående positiv och personalen i nästan alla länder arbetar nu direkt i Quentic. För den återstående personalen som (fortfarande) inte är redo att överge Excel helt och hållet erbjuder Quentic också möjligheten att exportera och använda standardiserade Excel-mallar. Varje företagsavdelning kan nu överföra relevanta uppgifter till det centrala systemet. Detta garanterar att alla indikatorer i slutet av processen är helt konsekventa och sammanställda i Quentic och kan analyseras och visualiseras direkt i programvarulösningen.

Hållbarhet som en del av det integrerade ledningssystemet (IMS)

Hållbarhetsrapportering innebär inte någon extra ansträngning för Dussmann-koncernen, utan den sker i form av ett integrerat ledningssystem (IMS) i enlighet med ISO 9001, ISO 45001 och ISO 14001. Alla IMS-indikatorer är standardiserade och samordnade med hållbarhetsindikatorer där så är lämpligt, vilket innebär att de kan integreras direkt i hållbarhetsrapporteringen och samtidigt utgöra grunden för ledningens översyn av IMS.

Vad innebär detta för användningen och den fortsatta implementeringen av Quentics mjukvarulösning? Att beräkna koldioxidavtryck och producera hållbarhetsrapporter var bara Dussmann-koncernens första steg med Quentic när de försökte sätta bollen i rullning. Den dokumentation som affärsenheterna Dussmann Service och Dussmann Technical Solutions kräver i enlighet med ISO 45001, ISO 9001 och ISO 14001 digitaliseras som en del av IMS. Detta inkluderar alla formulär som används för att registrera incidenter som arbetsplatsolyckor och rapportera osäkra situationer. Projektet syftar till att digitalisera cirka 600 befintliga formulär, standardisera dem där det är möjligt och göra dem tillgängliga på varje företagsavdelnings lokalaspråk - även på språng via Quentic-appen.  

Genom att använda Quentic får företagsdivisionerna tillgång till data som tidigare var decentraliserade och "gömda" i Excel och e-post. Detta innebär att QHSE-teamet kan samla in relevanta data i Quentic i form av KPI:er, t.ex. antalet arbetsplatsolyckor, energiförbrukningsnivåer och antalet genomförda revisioner. Dessa kan sedan användas direkt som indataindikatorer i hållbarhetsmodulen.  

Detta visar mycket tydligt att de olika Quentic-programvarumodulerna är allt annat än isolerade engångslösningar. Istället går de samman för att underlätta en omfattande digitalisering av ett IMS, för att bilda ett sammanhängande, integrerat system och för att utnyttja synergier fullt ut.

Referenscase: Dussmann Group

Dussmann Group värderar detta med Quentic:

  • Decentraliserad, företagsövergripande datainsamling och centraliserad datakonsolidering.

  • Flexibelt system som kan definiera och katalogisera indikatorer globalt.

  • Enkel funktion för uppladdning av dokument med möjlighet att lägga till specifik tilläggsinformation som fritext för hållbarhetsrapportering.

  • Realtidsuppdateringar för indikatorer och möjlighet att reagera snabbt om avvikelser uppstår.

  • Beräkning av koldioxidavtryck i enlighet med GHG-protokollet för hela Dussmann-koncernen och skräddarsydd visualisering av instrumentpanelen.

  • Modulär EHSQ-verktygslåda som omfattar alla aspekter av ett integrerat ledningssystem.

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

Arbetsmiljö

Safety mindset: Att sätta säkerheten i första rummet

För att förbättra de stagnerande olycksfrekvenserna krävs mer än standardiserade säkerhetsåtgärder. Stefan Ganzke förklarar hur motivationen för att engagera sig i arbetsmiljö & säkerhet uppstår - och hur du kan påverka …

Läs artikel
Arbetsmiljö

ESG - Kriterier & Rapportering

Hållbar produktion blir allt viktigare - både ur miljösynpunkt, för företagsstyrning och för samhället. ESG är en holistisk strategi för att hjälpa företag att agera ansvarsfullt.

Läs artikel
Arbetsmiljö

"Vår vision är att involvera alla människor"

Timo Kronlöf är Senior Product Manager på Quentic och motiveras av en vision om att hjälpa organisationer att hantera de pågående stora förändringarna inom EHSQ & ESG.

Läs artikel

X