Transparent data och processer

3 minuter

Enligt den tyska branschorganisationen VCI, Verband der Chemischen Industrie (tyska för ”förbundet för kemisk industri”), blir det allt svårare för tyska kemiföretag att förbli konkurrenskraftiga på den internationella marknaden. Branschen står inför den enorma utmaningen att långsiktigt säkra sin egen konkurrenskraft. Kemiföretaget ISP Marl GmbH har framtidssäkrat sin verksamhet med Quentics onlineprogramvara för arbetsmiljö, säkerhet, miljöledning och hållbarhet. I mittpunkten för denna satsning står förbättrad dokumenthantering och förbättrat skydd för såväl människa som miljö.

Om ISP Marl

I kemianläggningen Marl i norra Ruhrområdet arbetar ungefär 250 anställda för ISP Marl GmbH. Företaget är dotterbolag till det amerikanska kemiföretaget Ashland Inc., USA, och driver ISP:s (International Specialty Products Inc.) största produktionsanläggning utanför USA. På det 40 000 kvadratmeter stora fabriksområdet driver den moderna kemikalieanläggningen två produktionslinjer för tillverkning av specialkemikalier, filterkemikalier och industrikemikalier.

Säkerhet är A och O

Arbetsmiljöskydd, anläggningssäkerhet och miljöskydd har högsta prioritet vid hantering av kemikalier. Därför anslöt sig ISP Marl till VCI:s initiativ Responsible Care, som står för en ständig förbättring av säkerhet samt hälso- och miljöskydd. Dessutom är företagets miljöledningssystem certifierat enligt kraven för den internationella standarden ISO 14001 och enligt EMAS-förordningen (miljörevisionsförordningen). Inom ramen för kvalitetsledning enligt ISO 9001 söker företaget ständigt efter lösningar som långsiktigt och kontinuerligt förbättrar deras processer inom kvalitet, miljöskydd och säkerhet.

Välstrukturerade dokument

ISP Marls kvalitets- och miljöledningssystem uppfyllde kraven för certifieringen, men företaget upplevde att deras interna dokumentation saknade en tydlig struktur. Det interna systemet baserades på Access och var för komplicerat och oöverskådligt. Det kunde dessutom inte längre leva upp till revisorernas växande krav. På grund av detta började företaget år 2012 använda onlineprogramvaran Quentic, där all information om arbetsmiljö, säkerhet och miljöledning registreras, analyseras och lagras centralt. Tack vare den integrerade dokumenthanteringen säkerställs att alla medarbetare alltid har åtkomst till den senaste versionen av alla dokument. Programvaran arkiverar och versionerar dokumenten automatiskt, vilket gör ändringarna enkla att spåra och begripa. Åtkomsten till dokumenten regleras genom respektive användares fastställda behörighet.

Effektivare organisation av revisioner

ISP Marl koordinerar alla revisioner för kvalitets- och miljöcertifieringar i modulen Risker & Revisioner. Ledningssystemen och målen avbildas på ett överskådligt sätt i programvaran. Alla som är involverade i revisionen registreras med några klick och informeras i god tid via e-post. Med hjälp av en personlig översiktssida kan varje användare se alla åtgärder som hen är involverad i samt deras implementeringsstatusar och tidsfrister. På så vis involveras miljöombud, säkerhetsutbildad personal, företagsledningen och externa revisorer i enlighet med sina uppgifter. Omfattande alternativ för utvärdering gör det möjligt att direkt härleda korrigerande åtgärder och att snabbt generera revisionsrapporter som innehåller alla frågor, bedömningar och bilder.

Aktuella riskbedömningar

Kemiföretaget skapar nu enhetliga riskbedömningar och instruktioner för arbetsområden, arbetsmedel och uppgifter – inklusive uppgifter om skyddsåtgärder, första hjälpen, faror och avfallshantering. Dessa dokument är alltid aktuella och finns tillgängliga i ämnesmodulen Arbetsmiljö & Säkerhet. Tack vare Quentics standardiserade tillvägagångssätt är de enkla att uppdatera. På så vis undviks redundanta dokument och upprepade bearbetningar, vilket sparar tid och pengar. Sedan företaget började använda Quentic kunde de dessutom uppnå en viss synergi mellan driftställets båda anläggningar. Särskilt riskbedömningar av farliga ämnen koordineras nu bättre mellan anläggningarna. Detta har lett till att företaget inte längre behöver utarbeta varenda åtgärd på nytt i respektive anläggning.