Hur Veltec ökade antalet incidentrapporter med 70% - Genom att använda en app!

8 minuter 

När Thomas Arnold utsågs till chef för EHSQ på Veltec 2018 stod han inför utmaningen att standardisera hälso- och säkerhetsarbetet på fem företagsorter och mer än 30 externa byggarbetsplatser. Tidigare hade dubbla data som registrerats i olika filer lett till inkonsekventa dataset, merarbete och förvirrande listbaserat kaos. Arnolds uppdrag var tydligt: han behövde centralisera och rensa EHS-data, standardisera processer för dataregistrering och göra uppgifter och förfaranden som rör arbetssäkerhet mer bekväma och praktiska - på kontor, i kraftverk, vid kemiska anläggningar och på byggarbetsplatser. 

Han skaffade sig programvaruplattformen Quentic för att hjälpa honom och började med modulen för arbetsmiljö och säkerhet. Thomas Arnolds ansvarsområden är dock inte de enda saker som har förändrats sedan dess - under loppet av tre år har hans Quentic-lösning vuxit, modul för modul, till en central lösning som täcker alla hans uppgifter som chef för EHSQ på Veltec.

Han uppskattar mjukvarans mobila funktionalitet, standardiserade och centrala datainsamling och transparenta dokumenthanteringsprocesser - liksom den flexibilitet som den ger honom möjlighet att omsätta sina egna idéer i praktiken och anpassa sig till specifika fall. Genom att använda en kombination av Quentic-plattformen och Quentic-appen har Thomas Arnold framgångsrikt stärkt Veltecs säkerhetskultur, genomfört effektiva digitala revisioner och lagt till konsekvent och transparenta tillvägagångssätt inom EHSQ-processerna påolika platser och inom olika områden.

Om Veltec GmbH & Co. KG

Veltec GmbH & Co. KG är ledande inom sitt fält, de är specialister på tekniska tjänster för process- och kraftverksindustrin och är verksamma inom Europa. Veltec samarbetar med sina kunder i en anda av partnerskap och säkerställer produktiviteten och tillgängligheten på kort och lång sikt i industrianläggningar av alla storlekar och komplexitetsgrader.

Företaget erbjuder tjänster som sträcker sig från förebyggande underhåll, systemrevisioner och utbyte av utrustning till tjänster för automation och EMSR-system samt renovering, modernisering, demontering och konstruktion av stålkonstruktioner. Veltec är också en erfaren partner till kärnkraftsindustrin och stödjer en säker drift, smidigt underhåll och säker nedmontering av kärnkraftsanläggningar. Säkerhet och kvalitet är fast förankrade i Veltecs DNA - vilket företagets många ackrediteringar och certifieringar visar. Veltec har certifieringar enligt ISO 14001 (miljö), ISO 50001 (energi), ISO 9001 (kvalitet) och ISO 45001 (arbetsmiljö och säkerhet). 

Tydlig översikt över de anställdas kvalifikationer

När Thomas Arnold för första gången introducerade Quentic Arbetsmiljö & Säkerhets-modulen 2018, var hans främsta mål att få en överblick över de anställdas utbildnings- och kvalifikationsnivåer på alla platser i en central, standardiserad plattform. Veltec har sin personal placerad över hela Tyskland för att tillhandahålla tjänster till kunder inom olika branscher.

I början av ett nytt projekt måste Arnold kunna få tillgång till tydliga uppgifter om varje anställds kvalifikationer och vilken utbildning de har genomgått. Dubbelförteckningar, okoordinerade register över företagshälsovårdsundersökningar och inkonsekventa uppgifter gjorde hans arbete oerhört svårt. Men tack vare Quentic kan Arnold, andra chefer och anställda nu få tillgång till denna uppdaterade översikt med några få klick.

Om ett projekt kräver medarbetare med särskilda tilläggskvalifikationer kan chefer på alla platser söka efter exakt rätt medarbetare och enkelt ordna deras utplacering. Detta sparar tid och resurser och bidrar till att säkerställa riktad utbildning för de anställda - både personligen och online. Webbutbildningar var ett stort stöd för Veltec under pandemin, eftersom det säkerställde att de anställda aldrig missade utbildningstillfällen. Företagets förmåga att förmedla viktig information och tillhandahålla utbildning och instruktioner innebar att kundernas webbplatser aldrig stod stilla.

Riskbedömningar - högsta prio!

Quentics modul för Arbetsmiljö och Säkerhet gör det enkelt att utföra de sju stegen i riskbedömningar. Quentic-appen ger ytterligare stöd. Thomas Arnold tar alltid med sig sin iPad när han besöker en ny byggarbetsplats så att han kan dokumentera eventuella risker där och då. Han kan ange de nödvändiga säkerhetsåtgärderna medan han är på plats eller lägga till dem senare från sin dator på kontoret.

Därefter kan han avsluta processen med ett klick och bedömningen skickas direkt till alla relevanta mottagare. "Det fina är att vi inte längre behöver skriva ut allting, vi behöver inte springa runt och samla in underskrifter. Vi gör det genom Quentics arbetsflöde, som skickar allt till de relevanta personerna för godkännande. Till och med företagsrådet finns med på listan, så de hålls alltid uppdaterade", förklarar Arnold. Arbete som tidigare kunde ha tagit honom en dag eller två är nu klart på bara några minuter.

Flexibla revisioner

Modulen Risker & Revisioner gör det möjligt för Veltec att hantera mellan 35 och 40 revisioner per år. För att behålla sina många ISO-certifieringar måste företaget genomföra interna revisioner av standardkapitel inom den treåriga giltighetsperioden. Thomas Arnold har därför sammanställt omfattande frågekataloger i modulen Risker & Revisioner, inklusive motsvarande underkataloger för vissa chefer. Detta gör det möjligt för företagets ledning att svara på frågor om företagets organisatoriska struktur och sammanhang, och hjälper platscheferna att besvara operativa och processrelaterade frågor i detalj.

Kvalitetshanteringsansvariga i Arnolds team utarbetar en årlig plan för interna revisioner, utarbetar revisionerna utifrån en eller flera kataloger och skickar dem sedan till Arnold för godkännande. Alla viktiga intressenter bjuds in direkt till revisionsbeställningar i Quentic. I stället för ett block, pennor och frågelistor behöver den ledande revisorn bara en iPad, eftersom revisionsteamet arbetar igenom frågorna på plats.

Om ytterligare förtydliganden behövs kan de enkelt lägga till ytterligare frågor, hoppa över irrelevanta ämnen eller skriva in kommentarer. Efter besöket kan revisorn lägga till ytterligare innehåll och slutföra revisionen i Quentic-plattformen. "Oftast slutför jag faktiskt revisionen under besöket", säger Arnold. "Det innebär att den granskade får slutrapporten under vårt möte, jag kan skriva under allt på min surfplatta och skicka dokumenten till alla intressenter med ett par klick."

Vid externa revisioner är det den externa revisorn som ställer frågor och tar fram all dokumentation. Thomas Arnold överför ändå åtgärdsposterna till Quentic så att alla åtgärder kan vidarebefordras direkt till Veltecs ledning.

Incidenthantering: 70% fler rapporter

Veltec-anställda behöver inte ha individuella inloggningar till Quentic-appen för att rapportera incidenter eller inträffade olyckor. Istället kan de helt enkelt skanna QR-koder med sina smartphones och sedan välja att anonymisera sina rapporter om de föredrar att det. Koderna är kopplade till formulär som Thomas Arnold och hans team har konfigurerat för olika tillämpningar. Alla anställda kan fylla i dessa formulär i några få steg. Den mödosamma processen med att fylla i pappersrapporter - som ibland försvann i en byrålåda för att aldrig mer synas - är nu förpassad till historien.

Systemet samlar in alla rapporter centralt och meddelar direkt cheferna, som sedan kan börja analysera orsakerna och vidta säkerhetsåtgärder direkt. Processens fart och enkelhet har lett till en 70% ökning av rapporterna om nära-tillbud på Veltec under de senaste åren. Den nyligen etablerade säkerhets- och rapporteringskulturen är en grundläggande del av företagets ansträngningar för att förebygga olyckor och analysera risker. Därför är QR-koder numera hela tiden i fokus hos Veltec - på alla platser, på alla byggarbetsplatser och i dokumentmapparna för varje projekt.

Rapportering med Smartphones

Företaget har även satt QR-koder på sina första hjälpen-lådor. När en anställd tar något ur lådan, oavsett om det är på en Veltec-anläggning eller hos en kund, skannar han eller hon helt enkelt koden och registrerar skadan. Tack vare den mobila rapporteringen registreras mindre skador som tidigare inte skulle ha rapporterats - t.ex. fästingbett och små skärsår - på ett konsekvent sätt.

Om en anställds sjukförsäkringsbolag begär information från Veltec, kanske om en arbetssjukdom, kan företaget direkt se vilka olyckor som har inträffat under vissa aktiviteter - även om den anställde i fråga har lämnat företaget sedan dess. Om vissa skador inträffar upprepade gånger på en viss plats kan Thomas Arnold undersöka de relevanta rutinerna och processerna innan han samarbetar med chefer och anställda för att genomföra förbättringar. 

Thomas Arnolds kreativitet slutar dock inte med förbandslådor. Nyligen har QR-koder lagts till i alla Veltecs tjänstebilar. Detta gör det möjligt för de anställda att rapportera små incidenter direkt.

Rapportering på ett ögonblick

EHSQ-frågor är en viktig prioritering för Veltecs ledning. Arnold lämnar en veckorapport till cheferna med en översikt över den aktuella situationen när det gäller olycksfrekvenser, utbildning och revisioner. Företagets operativa chef konsulterar också programvarulösningen regelbundet och ställer detaljerade frågor till sin EHSQ-chef. "Jag kan nu använda förinställda filter för att på 15 minuter generera siffror som tidigare skulle ha tagit mig en dags arbete", förklarar Arnold.

Företaget har vid flera tillfällen fått erkännande för sitt arbete med arbetssäkerhet. När fokus nu ligger på att fortsätta denna förbättringstrend är ytterligare Quentic-projekt redan på gång. "Vi överväger för närvarande att dokumentera ansvar för verktyg och material digitalt i Quentic och att migrera våra företagshälsovårdsjournaler till programvarulösningen", säger Arnold.

Byggstenar för EHSQ: Moduler för varje uppgift

Förutom Arbetsmiljö & Säkehet, Webbutbildningar, Risker & Revisioner och Quentic-appen använder Veltec även andra Quentic-moduler för att samla alla sina EHSQ-hanteringsaktiviteter i en enda central plattform. 

Miljölednings-modulen gör det möjligt för Veltec att hela tiden hålla koll på sin el-, gas- och vattenförbrukning och sina kostnader. Det digitala registret över farliga kemikalier i modulen för Farliga Ämnen främjar också säkerheten i företaget.

I modulen Lagar & Regler fastställs dessutom standarder och krav. Quentic-lösningen jämför automatiskt den juridiska förteckningen med en online-databas med lagtexter för att hålla den uppdaterad. "Tidigare hade vi vissa anställda som enbart ägnade sig åt den uppgiften", påminner Arnold. "Men det är inte längre nödvändigt." Han kan nu identifiera varje avdelnings rättsliga skyldigheter och organisera tekniska inspektioner med lätthet.

Veltec lade nyligen till modulen Arbetsplatskontroll till sin portfölj i ett försök att få en tydligare överblick över förändringshantering.