Den 1 juni 2015 löpte övergångsperioden för den fullständiga anpassningen av den tyska förordningen om farliga ämnen till de nya kriterierna i CLP-förordningen ut. Sedan dess gäller det nya klassificerings- och märkningssystemet, och alla företag som hanterar farliga ämnen måste implementera det korrekt. DATEV eG är ett tyskt företag som tillhandahåller IT-tjänster och tillverkar programvara. De började registrera och underhålla sina arbetsmaterial och farliga ämnen i Quentics webbaserade programvara för arbetsmiljö, säkerhet, miljöledning och hållbarhet redan 2012, vilket gjorde omställningen till de nya föreskrifterna enkel att genomföra.

Genom sina högkvalitativa lösningar för skatterådgivare, revisorer och advokater förbättrar DATEV eG affärsprocesserna hos över 2,5 miljoner företag, kommuner, föreningar och institutioner. Det kooperativa företaget grundades 1966 och har sitt säte i Nürnberg. Det har över 6 000 anställda och räknas som en av Europas största programvarutillverkare och IT-tjänsteleverantörer.

Redan sedan företaget grundades satsar DATEV eG på hållbarhet på alla plan. Satsningen omfattar alla affärsprocesser – från produktion i tryck- och distributionscentrumet, fastighetstjänster, byggteknik och försörjningsteknik, till rengöring av lokalerna. Inom dessa områden används många olika farliga ämnen. När den nya tyska förordningen om farliga ämnen trädde i kraft år 2010 stod DATEV inför den enorma uppgiften att anpassa hela sitt system för farliga ämnen till den europeiska CLP-förordningen.

Samtidigt som de nya lagarna kom omstrukturerade företaget sina interna avdelningar för arbetsmiljö och miljö. Eftersom dessa områden hade många överlappande uppgifter med området farliga ämnen blev det allt tydligare att företaget behövde en ämnesövergripande och framtidssäker lösning. Varken deras register över farliga ämnen, som skapats med Access, eller Excel-listorna med inskannade säkerhetsdatablad uppfyllde den nya lagens krav. Att de hade ytterligare, separata processer för att skapa instruktioner och riskbedömningar, som dessutom var fördelade på olika avdelningar, ledde till att processerna för farliga ämnen varken var entydiga eller kunde genomföras på ett konsekvent sätt. De behövde ett nytt system. Dessutom har datasäkerhet högsta prioritet för programvaruleverantören – det var ytterligare ett krav som det nya systemet måste uppfylla. Efter omfattande interna diskussioner och en framgångsrik testperiod fattade företaget beslutet att använda sig av Quentic.

Med ämnesmodulen Farliga ämnen skapade DATEV ett nytt register som innehåller över 460 olika arbetsmaterial och farliga ämnen samt blandningar. Tack vare den individuellt anpassningsbara filtreringsfunktionen går det att hitta alla ämnen och deras klassificeringar enligt brukliga standarder på ett ögonblick. Detta bidrog till att hela anskaffningsprocessen förenklades: före beställningen genomför programmet en central kontroll om ämnet redan används eller substituerats. Dessutom kontrollerar det automatiskt uppgifter om gällande föreskrifter, användningsområden och åtskild förvaring. På så vis säkerställer systemet att säkerhetsdatabladen alltid är uppdaterade och att farokällor snabbt kan identifieras.

Det är nu betydligt enklare för DATEV att genomföra riskbedömningar och skapa instruktioner, tack vare Quentics standardiserade tillvägagångssätt. Information om uppgifter, faror, första hjälpen och avfallshantering sparas i programvaran som automatiskt härleder nödvändiga skyddsåtgärder. I modulen Lagar & Regler finns ett uppdaterat rättsregister som direkt länkar arbetsmaterial och farliga ämnen till tillämpliga rättsregler och tillhörande skyldigheter. På så vis hålls miljöombudet uppdaterat om alla relevanta lagändringar, vilket leder till högre juridisk säkerhet för företaget.

Sedan 2012 använder DATEV följande Quentic-moduler:

  • Quentic Core
  • Arbetsmiljö & Säkerhet
  • Farliga ämnen
  • Lagar & Regler
  • Miljöledning

”Vi har hittat en hållbar lösning för hantering av våra farliga ämnen – nu är de centralt registrerade i Quentic, och informationen är tillgänglig för alla ansvariga.”

Prova vår programvara kostnadsfritt