Förbättringsarbete med Quentic

5 Minuter13.01.2022

Kortfattat om förbättringsarbete

Förbättringar och avvikelser kan uppstå i alla delar av arbetet med EHSQ. Det kan vara vid exempelvis internrevisioner, lagefterlevnad, riskanalyser och tillbudsrapportering. En organisation kan alltid förbättras och en avvikelse bör alltid leda till en förbättringsåtgärd.

Ett systematiskt förbättringsarbete bygger på att skapa förebyggande åtgärder, sedan identifiera avvikelser, åtgärda dessa avvikelser och revidera processer och de rutiner som finns inom er organisation så att dessa avvikelser inte sker på nytt.

5 tips för att lyckas med förbättringsarbetet

1. Involvera ledningen

Utan ledningens engagemang fallerar förbättringsarbetet. Det är viktigt att få stöd från ledningen för att lyckas och ha ett framgångsrikt förbättringsarbete. Vi tror mycket på kommunikation och att hålla en dialog med ledningen och chefer för att se till att alla är på samma spår, och har samma mål.

2. Fokusera på många och små förbättringar, ej stora och få.

Det är bättre att göra många, små förbättringar då det handlar om rutiner. Att dra upp ett tillvägagångsätt från rötterna och implementera ett nytt, är ofta för drastiskt och ger inte samma resultat som om man endast gör en mindre förändring. Det är lättare för samtliga inom organisationen att ta till sig de mindre förändringarna och faktiskt göra den skillnaden. Detta ger även en större total ekonomisk effekt.

3. Bestäm nyckeltal och mål i förbättringsarbetet.

Sätt upp tydliga mål och bestäm vilka KPI:er och nyckeltal ni vill fokusera på. Vi rekommenderar SMARTa mål. SMARTa mål beskrivs som specifika, konkreta och tydliga. SMART står för Specifikt, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsbestämda. Om de mål ni sätter upp bockar av alla dessa kriterier så är ni på god väg!

Exempel på ett SMARTa mål när det kommer till Förbättringsarbete:

• Inom tre månader ska vi ha dubblerat antalet rapporter med feedback 

• Om en månad ska alla medarbetare i organisationen föreslagit 3 mål för organisationen med fokus på säkerhet

• Innan 2023 ska vi ha uppmärksammat 50 situationer där ett säkert beteende har använts. Och givit positiv feedback till de inblandade och övriga medarbetare inom organisationen.

4. Använd INTE belöningssystem

Incitament och morötter i all ära. Det fyller absolut en funktion att belöna ibland, men i det långa loppet är det inte bra att använda belöningssystem när du arbetar med förbttringsarbete. I slutändan generar det bara färre antal förbättringar. Fokus bör ligga på att de som utför det faktiska arbete ska förstå och vara med på varför man gör ändringar. Hela kedjan ska vara allierade och arbeta mot samma mål då får vi bäst resultat. Om vi använder oss av belöningssystem finns det risker för att förbättringsarbetet sker på fel grunder, och det inte ger ett långvarigt resultat.

5. Arbeta i en integrerad EHSQ plattform

För ökad kontroll och minskad administration så rekommenderar Quentic att du arbetar i en EHSQ-plattform. På så sätt har du en tydlig överblick om vad som sker och kan hålla koll på dashboard och statistik på ett och samma ställe, dessutom behöver du inte lägga lika mycket tid på administrativa uppgifter och kan fokusera på rätt saker, till exempel på det faktiska förbättringsarbetet.