Arbetsmiljö

Incidenthantering: Data & fakta - Från A till Ö

Beprövad & testad eller modern & innovativ? Det här är KPI:er som du måste känna till!

15 minuter16/09/2021

Nyckelindikatorer (KPI:er) spelar en viktig roll när man mäter hur väl arbetsmiljöarbetet fungerar. Företag hanterar vanligtvis stora mängder värdefulla data, särskilt när det gäller hantering av incidenter, som du kan omvandla till meningsfulla KPI:er. Dessa indikatorer ger värdefulla insikter om huruvida ni bör införa säkerhetsåtgärder, och i så fall hur och var. Dessutom stöder välstrukturerade KPI:er din argumentation och ditt resonemang när du för dialog med ledning och chefer.

Tabellen nedan visar vanligt insamlade uppgifter om incidenthantering som kan användas som KPI:er. Den högra kolumnen innehåller exempelvärden från Controbax Ltd som vi kommer att använda i exempelberäkningar lite senare.

Incidenthanteringsdata

Controbax Ltd, Februari 2021

Totalt antal incidenter

7

Skada med missad arbetstid (LTI)

6

Skada utan missad arbetstid

1

Missade arbetsdagar på grund av skada

54

Missade arbetstimmar på grund av skada

426

Nästan-Incidenter

20

Proaktiva observationer (t.ex säkert beteende enl. BBS)

73

Antal rapporterade personer

35

I många fall är dessa uppgifter mer meningsfulla och gör dem mer jämförbara när de sätts i relation till en annan siffra (t.ex. totalt antal arbetade timmar) och standardiseras vid behov. Som ett resultat av detta bygger beräkningarna för många KPI:er som baseras på uppgifter om incidenthantering på denna grundstruktur:

KPI = uppgifter om incidenthantering ÷ referensvärde x standardiseringsfaktor

Vi behöver därför också några referensvärden för att beräkna KPI:er för incidenthantering. Några exempel är:

Referensvärden

Controbax Ltd, Februari 2021

Normala arbetsdagar

20

Arbetare / Anställda

342

Normal arbetstid

49,248

Normal arbetstid arbetat

47,842

Övertidstimmar arbetat

2,312

Total arbetstid

50,228

Missade arbetsdagar

185

Missade arbetstimmar

1,406

 

Nedan följer en alfabetisk lista över nationella och internationella KPI:er som fungerar bra i praktiken. Vi har också inkluderat ett urval av moderna KPI:er som används i proaktiva strategier för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, t.ex. Beteendebaserad säkerhet (BBS) och Safety II. Under varje KPI har vi angett formeln för den, exempel på beräkningar och exempel på dess styrkor och nackdelar.

Förlorade arbetsdagar per medarbetare

Antalet förlorade arbetsdagar per medarbetare visar det totala antalet förlorade arbetsdagar på grund av skada i förhållande till antalet medarbetare.

Formel: Förlorade arbetsdagar per medarbetare = förlorade arbetsdagar ÷ totala antalet medarbetare

Provberäkning: Controbax Ltd hade 342 anställda i februari. Det fanns totalt 54 förlorade arbetsdagar. Därför är 54 ÷ 342 = 0,16 förlorade arbetsdagar per medarbetare.

Hinweis zur 1000-Mann-Quote

Anmärkningar om förlorade arbetsdagar per arbetstagare som en KPI

Denna KPI kan endast användas som ett grundläggande mätverktyg för att få fram ett genomsnittligt antal förlorade arbetsdagar per arbetstagare. Den tar inte heller hänsyn till de faktiskt arbetade timmarna, vilket innebär att den kan ge falska intryck när den jämförs med andra företag eller till och med med tidigare års siffror från samma företag om det finns betydande skillnader i de faktiskt arbetade timmarna.

Tillbaka till överblick

Nya perspektiv för modern säkerhetshantering

Frekvensen av olyckor och nära olyckor har traditionellt använts som ett koncept för att mäta säkerheten. Ett växande antal experter hävdar dock att detta koncept är alltför kortsiktigt. De är övertygade om att ett reaktivt tillvägagångssätt som enbart koncentrerar sig på olyckor och nästan-olyckor inte är tillräckligt för att skapa en säker arbetsmiljö på lång sikt. I stället kan man skapa en säkerhetskultur genom att komplettera traditionell arbetsmiljö med moderna metoder. Ladda ner vårt whitepaper för att lära dig mer om:

  • Beteendebaserad säkerhet (BBS)

  • Safety II & Safety Differently

  • Psykologisk Säkerhet

 

Ladda ned whitepaper!

Förhållandet mellan observationer och incidenter

När du väl har etablerat en säkerhetskultur och antagit ett mer proaktivt förhållningssätt till hälsa och säkerhet på arbetsplatsen bör du försöka utöka ditt fokus. Istället för att enbart fokusera på incidenter som leder till skador eller andra negativa konsekvenser bör du överväga och lära dig av andra rapporter för att förbättra din EHS-verksamhet. Förhållandet mellan observationer och incidenter visar incidenter som inte ledde till skador (t.ex. observerade nära olyckor, faror, positivt beteende och säkerhetsinitiativ) som en andel av alla rapporter. Det kan hjälpa till att bedöma den aktuella situationen i ett företag och uppmuntra de anställda att engagera sig proaktivt.

Observationsfrekvens: Nästan olyckor

Enligt Heinrichs olyckstriangel kan manför varje 300 osäkra situationer räkna med 29 olyckor med lindriga skador (t.ex. skärsår eller skärskador) och 1 allvarlig olycka (t.ex. benbrott) eller dödsfall. I samband med incidenthantering innebär inte det faktum att inga skador har rapporterats att det inte har förekommit några osäkra situationer. Företagen bör motivera sina anställda att observera och rapportera alla nära olyckor så att så många osäkra situationer som möjligt kan undersökas proaktivt och lämpliga skyddsåtgärder kan införas. En välbetänkt användning av observationsfrekvensen är därför att mäta hur engagerade de anställda är i att rapportera osäkra situationer.

Formel: Observationsfrekvens = osäkra situationer ÷ (osäkra situationer + olyckor) x 100

Provberäkning: På Controbax Ltd rapporterades 20 osäkra situationer i februari. Med hänsyn till 4 allvarliga olyckor och 3 mindre allvarliga olyckor kan vi beräkna observationsfrekvensen som 20 ÷ (20+7) x 100 = 74 %. Vi kan därför se att ett relativt stort antal nära olyckor rapporteras på Controbax - vilket företaget kan lära sig av. När det gäller att fastställa ett mål för observationsfrekvensen är det värt att återvända till Heinrichs olyckstriangel: 300 ÷ (300+30) x 100 % = 90,9 %. Det finns alltså säkert utrymme för Controbax Ltd att förbättra sin observationsfrekvens, kanske genom att uppmuntra sina anställda att vara ännu mer proaktiva när det gäller att observera och rapportera incidenter. I slutändan minskar en mer proaktiv strategi sannolikheten för olyckor.

Hur en misslyckandekultur och feedback kan förbättra säkerheten!

Det är viktigt att ta reda på vilka problem som avskräcker dina anställda från att rapportera osäkra situationer och motverka dem. Läs den här artikeln för att lära dig hur du kan stärka och motivera dina anställda och få dem att aktivt delta i arbetsmiljöarbetet!
 

Läs nu!

Observationsfrekvens: Proaktiva observationer

Moderna arbetsplatskulturer som är inriktade på säkerhet har redan tillräckligt fokus på att rapportera nära olyckor. Det är bättre att fokusera på exempel på best practice, säkerhetsinitiativ och potentiella risker än att fokusera på en negativ incident som inträffat någon gång i det förflutna. Beteendebaserade säkerhetsinitiativ (BBS) och koncept som Safety II motiverar de anställda att observera säkert beteende och dela information om idéer och processer som fungerar bra. En observationsfrekvens - t.ex. andelen observationer som rapporteras proaktivt - är ett utmärkt sätt att mäta effektiviteten hos sådana program.

Formel: Observationsfrekvens = Proaktiva observationer ÷ (osäkra situationer + olyckor + proaktiva observationer) x 100

Provberäkning: Controbax Berlin GmbH lanserade ett BBS-initiativ i januari 2021. En grupps anställda rapporterade 73 fall av säkert beteende i februari. De rapporterade också 20 osäkra situationer och 7 olyckor. Företagets observationsfrekvens beräknas därför på följande sätt: 73 ÷ (73+20+7) x 100% = 73%. Denna KPI visar att 73 % av incidenthanteringsrapporterna var proaktiva observationer (i motsats till reaktiva observationer) - ett uppmuntrande resultat. I takt med att säkerhetskulturen växer och mognar kan Controbax fastställa långsiktiga mål och sikta på en observationsfrekvens på 100 %. Eftersom olyckor blir mindre vanliga med tiden kan det bli mer förnuftigt att övergå till en "nollvision" för olyckor utan olyckor.

Anmärkningar om observationsfrekvenser

Den specifika formeln är inte viktig när det gäller observationsfrekvenser, eftersom det finns andra sätt att visa data. Ett alternativ skulle vara att använda ett områdesdiagram, som visas nedan. Diagrammet har skapats i programvaran Quentic. Förutom den övergripande vyn visas även månatliga observationsfrekvenser för proaktiva och reaktiva rapporter när man håller muspekaren över områdesdiagrammet.

Engagemangsfrekvens

Engagemangsfrekvensen, eller Engagemangsgraden visar hur många olika personer som aktivt deltar i incidenthanteringen. Du kan använda detta för att fastställa hur många procent av arbetstagarna som har rapporterat en incident eller observation inom en viss tidsram.

Formel: Engagemangsgrad = (rapporterande personer ÷ totala antalet arbetstagare) x 100

Provberäkning: I februari 2021 startade Controbax Berlin GmbH ett projekt för att främja ett säkert beteende på arbetsplatsen. Rapportering av observationer av säkert beteende var en viktig del av detta. Fördelningen av arbetstagare som lämnade in rapporter är följande:

I det här programmet, som fokuserar på konceptet Beteendebaserad säkerhet (BBS), lämnade ett team på 15 anställda in totalt 73 observationer av säkert beteende. Personer som lämnade in rapporter = 15

Dessutom rapporterades 20 nära olyckor i hela företaget, varav 7 rapporterades av personer inom BBS-programmet och 13 av andra anställda. Andra personer som rapporterade = 13

Sex av sju olycksrapporter har gjorts av andra arbetstagare som ännu inte har räknats. Andra personer som lämnat in rapporter = 6

15 + 13 + 6 = 34 anställda som är aktivt engagerade i incidenthantering.

Företaget har totalt 342 anställda, så vi kan beräkna engagemanget för februari som 34 ÷ 342 x 100 % = 9,94 %.

Hinweis zur Arbeitsunfallquote

Anmärkningar om engagemangsgrad

Engagemangsfrekvens är en särskilt viktig indikator eftersom den hjälper oss att förstå utvecklingen av arbetstagarnas vilja att rapportera incidenter och observationer. En konsekvent låg engagemangsrätt kan tyda på att ni behöver arbeta med er misslyckandekultur eller göra era rutiner för rapportering av incidenter mer praktiskt genomförbara. Hur lätt är det för dina anställda att göra rapporter? Förstår de värdet av att rapportera fel - inte bara för att förbättra säkerheten utan också för att stödja företagets utveckling? Sjunkande engagemang tyder å andra sidan ofta på att EHS-specialister och ledningen har misslyckats med att ge återkoppling efter att ha behandlat rapporterna.

Tillbaka till överblick

Beteendebaserad säkerhet (BBS)

Vad innebär beteendebaserad säkerhet? Hur mäter man BBS? Hur implementerar man BBS? I vårt webinar svarar vi på de frågorna och dessutom diskuterar vi fördelarna med BBS arbete i en plattform!
 

Titta på webinar!

Hälsoratio

Hälsoratio visar förhållandet mellan antalet förlorade arbetstimmar på grund av olyckor och normal arbetstid. Den visar hur stor andel av arbetskapaciteten som går förlorad på grund av hälsoproblem bland ett företags anställda under en utvärderingsperiod - eller omvänt hur stor andel av arbetskapaciteten som faktiskt utförs av friska anställda.

Formel: Hälsoratio = 100 - ((förlorade arbetstimmar på grund av olycksfall ÷ normal arbetstid) x 100)

Provberäkning: I februari 2021 hade Controbax Berlin GmbH 342 anställda. De kunde ha arbetat teoretiskt totalt 49 248 normala arbetstimmar, men totalt 426 timmar förlorades på grund av olyckor. Vi kan därför beräkna företagets hälsoratio på följande sätt: 100 – (426 ÷ 49,248) x 100% = 99.14%.

Hinweis zur Gesundheitsquote

Anmärkningar angående hälsoratio

Hälsorratio används nu i stället för den tidigare vanliga ration för sjukdomar (sjukdomsfrekvens). En fördel med denna förändring är att en ökning av denna KPI - till skillnad från sjukdomsfrekvensen - är en positiv utveckling. Beroende på vilka uppgifter om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen som du har tillgång till kan du kanske använda alternativa formler för att beräkna en hälsokvot. I stället för att titta på timmar kan du till exempel titta på förhållandet mellan normala arbetsdagar och arbetsdagar som förloras på grund av sjukdom:

100 - (förlorade arbetsdagar ÷ normala arbetsdagar) x 100

I programvarulösningen Quentic beräknas hälsoration som standard genom att multiplicera förlorade arbetsdagar med 8, vilket motsvarar en genomsnittlig 8-timmars arbetsdag. (Användarna kan dock också definiera sina egna KPI:er i programvaran.)

100 - ((förlorade arbetsdagar x 8) ÷ normal arbetstid) x 100

En försiktighetsåtgärd: I vissa företag beräknas hälsotalet utifrån det totala antalet förlorade arbetsdagar eller arbetstimmar (på grund av olyckor eller andra orsaker). Det är därför inte möjligt att avgöra om ytterligare säkerhetsåtgärder verkligen skulle ha en effekt eller om det kan finnas bakomliggande externa orsaker (t.ex. ett influensautbrott). Vi rekommenderar inte att sådana beräkningar används för incidenthantering.

En positiv attityd till att engagera människor inom säkerhet!

Gerd-Jan Frijters is a renowned safety culture consultant. In this interview, he speaks with Quentic about positive psychology and KPIs in occupational health and safety.
 

Läs nu!

Sjukfrånvaro

Liksom hälsoratio visar sjuktalet förhållandet mellan den totala arbetstiden som förlorats på grund av olyckor och den normala arbetstiden. Men till skillnad från hälsotalet är sjuktalet en negativ indikator - ju lägre sjuktalet är, desto bättre. En sjuktal på 2,7 % motsvarar ett hälsotal på 97,3 %.

Formel: Sjukdomsgrad = (förlorade arbetstimmar på grund av olyckor ÷ normal arbetstid) x 100

Provberäkning: I februari 2021 hade Controbax Berlin GmbH 342 anställda. De kunde ha arbetat teoretiskt totalt 49 248 normala arbetstimmar, men totalt 426 timmar förlorades på grund av olyckor. Vi kan därför beräkna företagets sjuktal på följande sätt: (426 ÷ 49,248) x 100%) = 0.86%.

Anmärkningar angående sjukdomsgrad

Alternativa formler kan användas för att beräkna sjukdomsgraden, i likhet med alternativen för att beräkna sjukdomsgraden. Återigen bör beräkningar baserade på total förlorad arbetstid (på grund av skador och andra orsaker) endast användas som en indikator på kvaliteten på hanteringen av incidenter med vissa förbehåll.

Tillbaka till överblick

Antal missade arbetsdagar (LWDR)

Antalet förlorade arbetsdagar visar förhållandet mellan det totala antalet förlorade arbetsdagar och det totala antalet arbetade timmar i ett företag. Resultatet är antalet förlorade arbetsdagar per 100 heltidsanställda per år. Antalet förlorade arbetsdagar kan beräknas i förhållande till olika referensvärden. Den beräkning som krävs beror på den standardiseringsfaktor med vilken förlorade arbetsdagar multipliceras. Värdena 1 000 000, 200 000 och 1 000 kan användas som faktorer.

Formel: Antal förlorade arbetsdagar (LWDR) = (förlorade arbetsdagar ÷ arbetade timmar) x standardiseringsfaktor

Provberäkning: I februari 2021 registrerade Controbax Berlin GmbH 185 förlorade arbetsdagar och totalt 50 228 arbetade timmar (inklusive övertid). Beräkningen med en standardiseringsfaktor på 1 000 skulle se ut på följande sätt: (185 ÷ 50,228) x 1,000 = 3.69. Om vi tillämpar en standardiseringsfaktor på 200 000 är LWDR 737,64; om vi tillämpar en faktor på 1 000 000 är LWDR 3683,20.

Hinweis zur Lost Work Day Rate LWDR

Anmärkningar om antalet missade arbetsdagar

LWDR refereras ofta i lednings- och hållbarhetsrapporter och är ett mycket effektivt sätt att göra direkta internationella jämförelser. I USA anger OSHA (Occupational Safety and Health Administration) en standardiseringsfaktor på 200 000 för att se till att alla företag använder samma beräkning för denna KPI. Om ditt mål är att göra internationella jämförelser bör du följa detta krav.

Observera att eftersom andelen förlorade arbetsdagar baseras på det totala antalet förlorade arbetsdagar (på grund av skador och andra orsaker) är det inte möjligt att avgöra vilket inflytande genomförandet av nya säkerhetsåtgärder kan ha. Indikatorns inverkan är därför begränsad i samband med hantering av incidenter.

Tillbaka till överblick

  • EHS-programvara gör det möjligt för anställda att använda enkla formulär för att rapportera sina observationer direkt när de arbetar. Programvaran utvärderar data rörande incidenthantering centralt och visar dem på instrumentpaneler som användarens önskade KPI:er. | © iStock: Halfpoint

Frekvens av skador som orsakas av missad tid (LTIFR: Lost time injury frequency rate)

Frekvensen för Skador med Förlorad Arbetstid (LTIFR) visar förhållandet mellan antalet skador som leder till förlorad arbetstid och det totala antalet arbetade timmar i företaget. Den kallas ibland också för Lost Time Injury Rate (LTIR). Liksom andelen missade arbetsdagar (LWDR) kan LTIFR användas för att registrera frekvensen av olyckor på olika skalor. Återigen handlar det om den faktor som antalet olyckor multipliceras med, med värdena 1 000 000, 200 000 och 1 000 som alla används.

Formel: LTIFR = Skador ÷ Arbetstid x Standardiseringsfaktor.

Provberäkning: Med hjälp av siffrorna från Controbax Berlin GmbH, 6 skador på totalt 50 228 arbetstimmar, kan vi beräkna LTIFR med hjälp av en standardiseringsfaktor på 1 000 000 som (6 ÷ 50 228) x 1 000 000 = 119,4. Om vi tillämpar en standardiseringsfaktor på 200 000 är LTIFR 23,89; med en faktor på 1 000 är LTIFR 0,12.

Tipp Lost Time Injury Frequency Rate LTIFR

Anmärkningar om frekvensen av skador med missad tid

LTIFR är den internationellt erkända olycksfrekvensen. När det gäller internationella jämförelser är det mer användbart att mäta antalet olyckor i förhållande till antalet arbetade timmar än i förhållande till antalet anställda, eftersom antalet arbetade timmar per anställd skiljer sig avsevärt från land till land.

Tillbaka till överblick

Allvarlighetsgrad

Allvarlighetsgraden illustrerar förhållandet mellan det totala antalet missade arbetsdagar på grund av skada och antalet skador med missad arbetstid.

Formel: Allvarlighetsgrad = missade arbetsdagar ÷ skador med missad arbetstid (LTI)

Provberäkning: Med 54 missade arbetsdagar på grund av skada och 6 skador med missad arbetstid beräknas allvarlighetsgraden för Controbax Berlin GmbH på följande sätt: 54 ÷ 6 = 9. Detta innebär att de anställda i genomsnitt är borta från arbetet i 9 dagar per olycka.

Hinweis zur Unfallschwere

Anmärkningar om allvarlighetsgrad

Graden av allvarlighetsgrad är en användbar siffra utöver antalet skador med förlorad arbetstid. Den bidrar inte bara till att minska antalet olyckor, utan också till att mildra konsekvenserna av dem. Denna KPI är viktig när man bygger upp ett argument för investeringar i bättre säkerhet på arbetsplatsen (t.ex. bättre personlig skyddsutrustning, BBS-program eller EHS-programvara) eftersom den gör kostnaden för arbetsplatsolyckor (genom förlorad arbetstid) mycket tydlig för beslutsfattarna.

Tillbaka till överblick

De fem största misstagen chefer gör vid inköp av EHS-programvara

Vad är viktigt att tänka på inför ett köp av EHS-programvara? Vilka är fallgroparna man bör försöka undvika. Quentic listar de fem största misstagen du kan göra när du köper EHS-programvara i denna artikel!
 

Läs nu!

Framtiden

Efter att ha läst den här artikeln kommer du nu att kunna dra nytta av en gedigen grundkunskap om de viktigaste nationella, internationella, proaktiva och reaktiva KPI:erna, vilket kommer att hjälpa dig att definiera och kommunicera dina mål för incidenthantering. Det är inte alltid lätt att bestämma sig för en lämplig uppsättning KPI:er, eftersom det inte finns någon universallösning som fungerar för alla företag. Se till ditt företags nuvarande situation, de problem du står inför och de mål du hoppas kunna uppnå som grund för ditt beslut. Förutom mål och problem bör du också ta hänsyn till din nuvarande säkerhetskultur. I slutändan bygger KPI:er för incidenthantering på att anställda lämnar in rapporter - så du måste visa öppenhet när du förklarar syftet och fördelarna med KPI:er för att se till att dina anställda tar till sig dem i sitt dagliga arbete. Du behöver också ett enkelt och lättförståeligt system för att lämna in rapporter och spåra incidenter. Följaktligen bör du bara spåra KPI:er som du är säker på att de bygger på en tillräcklig mängd data.

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

Arbetsmiljö, Digitalisering

Hur man introducerar en ny EHS-programvarulösning

EHS-programvara kan vara en livräddare för företag! 10 tips att tänka på för att engagera alla anställda och inspirera till att följa nya processer.

Läs artikel
Arbetsmiljö, Digitalisering

EHS-programvara: Teknik främjer effektivitet & säkerhet

Efterfrågan ökar efter en central plattform som kan koppla samman och kontrollera EHS-processer och intressenter. Ta reda på exakt vad EHS-programvara är - och vad den kan göra.

Läs artikel
Arbetsmiljö, Revisioner

Veltec

Adjö pappersarbete! Hej transparens och samarbete! Digital programvara och verktyg kan revolutionera arbetssäkerheten för EHSQ-chefer, bland annat genom att använda QR-koder för att samla in fler rapporter. Det enda …

Läs framgångshistorien

X