Arbetsmiljö, Digitalisering

Digitalisering av ledningssystem för EHS och ESG

Låt oss överlåta den byråkratiska bördan till programvarulösningar

5 minuter29/11/2022

W. Edwards Deming sa en gång: "Utan data är du bara ytterligare en person med en åsikt". Detta har blivit alltmer sant för EHS-grupperna under årens lopp.

Det är inte ovanligt att yrkesverksamma inom EHS nedvärderar värdet av hårda EHS- och ESG-data på grund av skäl så som "data är inte tillförlitliga" eller "data är vilseledande" eller "vi måste fokusera på människor snarare än data". Även om dessa argument kan vara giltiga, är de i slutändan ursäkter för att undvika det oundvikliga, nämligen att bygga upp en egen EHS-datainsamling och bearbetning inom organisationen. Den här artikeln är utformad för att hjälpa dig att övervinna de känslomässiga spärrar som hindrar dig från att dra nytta av den teknik som du och ditt företag förtjänar.

EHS & ESG?

I den här artikeln använder jag begreppen EHS och ESG, men de är inte synonymer utan starkt sammankopplade. ESG-kriterier är investeringskriterier som gör det möjligt att undersöka olika finansiella produkters hållbarhetskreditiv. De har blivit en de facto branschstandard för hållbara investeringar. Läs mer om ESG och bidraget från vårt EHS-arbete i artikeln: "ESG - Kriterier & Rapportering".

Läs nu

Om jag ska vara ärlig, så kände jag efter bara två kurser i kodning på universitetet först inte att jag skulle ha de nödvändiga färdigheterna för att förstå hur man utvecklar en programvara för att lösa komplexa EHS-problem i den verkliga världen. Idag känner jag mig dock helt säker på att jag kan göra detta. Jag förstår nu att jag personligen inte behöver ha alla programvarufärdigheter utan kan fokusera på mina styrkor, nämligen att förstå de underliggande problem som våra användare och kunder står inför. Det finns stora och små problem och till en början känns det överväldigande att lösa dem alla. Det var på samma sätt jag kände som nyexaminderad EHS-ingenjör, med problem som sträckte sig från riskbedömningar, val av personlig skyddsutrustning till hantering av psykosociala risker. Med tiden och med en organiserad prioriteringsprocess kan dock de stora problemen delas upp i mindre delar som individuellt blir möjliga att lösa med hjälp av mina kollegor inom mjukvaruutveckling, användarupplevelse, kundupplevelser, konsulttjänster och andra avdelningar.

Det är precis så som du också kan övervinna all oro för att digitalisera dina EHS-processer i din organisation. Bit för bit och med hjälp av andra, exempelvis specialister, som interna IT- eller programvarukonsulter som kanske vet mer om tekniken. Jag ska inte förneka att du måste investera tid i ett sådant projekt, men kanske snabbare än du tror, är jag övertygad om att du och människorna i din organisation kommer att spara mycket tid. Sedan kan ni välja hur ni vill investera den sparade tiden, vare sig det handlar om medarbetare, strategi eller något annat.

Varför motsätter sig EHS-team digitalisering av EHS-processer?

Jag har länge försökt att rationalisera orsakerna till varför vissa yrkesverksamma inom EHS fortfarande vägrar att investera sin tid i att bygga upp och finslipa det digitala ledningssystemet för EHS. Min slutsats är mycket naturlig: Människor tenderar att undvika saker som de inte förstår tillräckligt bra. Med tanke på att EHS-utövare, precis som jag själv, vanligtvis är välutbildade inom antingen teknik eller psykologi, omfattar utbildningen ofta inte IT-färdigheter och i bästa fall ger den i bästa fall en mycket ytlig förståelse för programvarulösningar för EHS.

Men i dagens värld behöver företag, och alla organisationer som har människor, programvara för att fungera. Det skulle vara svårt för mig att se oss EHS-yrkesverksamma om vi någonsin skulle gå tillbaka till att använda papper och kalkylblad, om inte processen redan är digitaliserad. Digitalisering ger tydliga fördelar, och detta gäller alla processer, oavsett om det handlar om automatiserad marknadsföring, fakturering, digitala signaturer, insamling av ESG-data eller EHS-processer som incidenthantering, SDS eller revisioner. Och det som gäller för alla nya tekniska hjälpmedel gäller även för EHS-programvara: När ni väl har gått igneom processen för digitalisering, kommer ni inte att gå tillbaka. Eller skulle du välja att lämna din smarta telefon för att återvända till fasta telefoner?


Argument nr 1: Brist på IT-kompetens eller teknisk kompetens

Ofta tror yrkesverksamma personer inom EHS-frågor att de saknar nödvändig IT- eller teknisk kompetens. Och om så verkligen är fallet kan det finnas en rädsla för att förarsätet måste ges till någon utanför EHS, vilket skulle äventyra de önskade resultaten och få projektet att spåra ur. Dessutom kan EHS-ledare vara rädda för att ett misslyckande i ett så viktigt projekt kan få konsekvenser för deras karriär.

Argument nr 2: EHS är en angelägenhet för alla

Jag får ofta höra kommentarer om att EHS är en personaffär, det handlar om människor och inte om mjukvara, och att vi därför inte bör låta oss distraheras av mobilappar eller EHS-plattformar utan i stället använda vår tid till att coacha chefer och arbetsledare eller utbilda frontpersonalen. 

 

Så väljer du rätt EHS-plattform

Att välja en plattform för ert arbete med EHS kan vara lite av en djungel! Därför har Quentic tagit fram ett whitepaper med handfast tips för hur ni lyckas med denna uppgift på bästa sätt!

Ladda ned whitepaper

Jag håller med om att det är en rättvis poäng, men kom ihåg att ett viktigt mål för varje projekt rörande programvara för ESG- eller EHS är att spara tid och automatisera manuella processer. EHS-programvaran är utformad för att automatisera meddelanden, uppdrag, påminnelser, eskaleringar och förenkla datainsamlingen om energiförbrukning, säkerhetsobservationer, nära-olyckor & faktiska olyckor och så mycket mer. Tar inte dessa uppgifter tid som du hellre skulle vilja investera i att prata med människor, coacha och utbilda dem och i princip göra det önskade människoarbetet? Skulle du någonsin kunna tänka dig att det borde finnas mer tid för ditt ESG-strategiarbete och för att planera saker i förväg utan att ha bråttom, utan att ha bråttom hela tiden? 

EHS-programvara underlättar för arbetsmiljöansvariga, vilket i sin tur gör det möjligt för oss att spara den tid som vi skulle ha spenderat på administrativa uppgifter och investera den i säkerhetsledarskap för att göra EHS till en angelägenhet för människor.

Veltec gjorde det - det kan du ocskå!

Thomas Arnold, chef för EHSQ på Veltec, har framgångsrikt digitaliserat hälso- och säkerhetsverksamheten på fem av företagets platser... Han har framgångsrikt stärkt Veltecs säkerhetskultur, genomfört effektiva digitala revisioner och lagt till konsekvens och öppenhet i EHSQ-processerna på olika platser och inom olika områden.

Läs om Veltec

Låt oss tänka ännu längre: Om du hade dina ESG- och EHS-data tillgängliga på ett strukturerat sätt, skulle det då inte vara lättare att utforma KPI:er som organisationens ledare och intressenter efterfrågar på grund av deras ESG-initiativ.

Argument #3: Ingen tid, Inga pengar

Nästa känslomässiga hinder är att det inte finns tid och pengar att investera i att bygga upp den digitala processen. Ofta är detta verkligheten. Jag är fortfarande övertygad om att sådana hinder bara är gupp på vägen och inte återvändsgränder. Om du söker hjälp med att övertyga ledningen och välja EHS-programvara föreslår jag att du tar en titt på Quentics whitepaper "Hur man väljer rätt EHS-programvara"

EHS: En framgångsrik investering

Varje euro som investeras i arbetssäkerhet ger 2,20 euro i affärsmässiga termer. Hur ser detta genomsnittliga värde ut för ditt företag? Min kollega Mouttou Natanasigamani har ett möjligt sätt att besvara denna fråga, liksom det bakomliggande tänkandet och beräkningarna - allt i en artikel.

Läs nu

Din uppgift - Din verktygslåda

Jag vågar gissa att ditt EHS-team anställts i din organisation för att minska antalet negativa händelser, så som tillbud och olyckor. Du vill förmodligen bidra till att alla kan gå hem från jobbet oskadda - det finns en djupare mening än i många andra jobb. Jag arbetade själv med EHS, byggde upp processer för incidenthantering, tog reda på hur man identifierar faror, hur man kontrollerar risker med veckovisa inspektioner och safety walks, samt hur man engagerar frontlinjemedarbetare och får ledningens engagemang för mina EHS-program. Jag vet hur det går till och det är mer komplicerat än man först tror. Och framför allt vet jag hur mycket tid det tar och ibland känns det som om det helt enkelt inte finns tid för ett nytt programvaruprojekt. Det är viktigt att komma ihåg att om du inte gör det här så kommer någon annan att göra det.

Min personliga EHS-historia

Efter min EHS-karriär, som bland annat innebar att jag implementerade en EHSQ-programvara, slutade det med att jag grundade ett eget programvaruföretag 2014. Vid den tiden var jag inte övertygad om de befintliga programvarorna och jag ville göra säkerhet mindre tråkig för de som inte är säkerhetsintresserade. Efter att ha gått samman med Quentic 2017 har jag hjälpt kundernas EHS-team att övertyga sina beslutsfattare och de med budgetansvar att digitalisera EHS, jag har stöttat Quentic-konsulter och kunder att hitta sätt att modellera EHS-processer för att passa deras behov utan IT, och viktigast av allt, sedan början av 2020, har jag haft privilegiet att förbättra våra programvarulösningar som produktchef på Quentic för att skala upp min kunskap och hjälpa tusentals människor att skapa säkrare arbetsplatser.

Från Safety-I till Safety-II

Quentic hade varit en EHS-programvarulösning som i 13 år hade specialiserat sig på att visualisera alla aspekter av traditionell arbetsmiljö - det vill säga Safety-I. Vi bestämde oss dock vid den tidpunkten för att anpassa en central del av vår programvara och även fokusera på Safety-II.

Läs mer

Outlook: Kontinuerlig förbättring baserad på digitalt stöd

W. Edwards Deming hade rätt - du behöver verkligen data för att fatta bättre beslut. Men han representerade också en annan viktig synvinkel: ständiga förbättringar. Det är en filosofi som du också måste anta när du implementerar programvara, och när du förbättrar kvaliteten på din ESG-data eller engagerar din personal i första linjen och får ledningen att engagera sig i dina projekt.

Även om ditt arbete aldrig är 100% färdigt kommer förbättringen att gå mycket snabbare när den baseras på en digital lösning. Olika EHS-chefer som du och jag har bevisat hur snabbt stora förändringar kan vara möjliga: minskade olycksfrekvenser till under 1 procent, snabbare riskbedömningar och chefer som äntligen får möjlighet att bidra till arbetsmiljö och säkerhet eller personal som äntligen rapporterar fler incidenter och på så sätt bidrar till att skapa de uppgifter som krävs för att förbättra hälso- och säkerhetsförhållandena.

Varje lösning kommer att medföra nya utmaningar som kräver din uppmärksamhet och kontinuerlig förbättring. Men inget av de ovan nämnda argumenten (brist på IT-kompetens, brist på tid och pengar, ditt fokus på människorna) bör hindra dig från att anta utmaningen att införa en programvara för EHS och ESG-frågor.   

Timo Kronlöf
Senior Product Manager

Timo Kronlöf är en EHS-ingenjör som har implementerat och designat EHS-programvara och gjort alla tänkbara misstag när han gjorde det. Han har en magisterexamen i säkerhetshantering och teknik och har många års fältkunskap inom EHS och programvara. Under de senaste åren har Timo fortsatt att göra många misstag, nu inom produktledning, men han har också upplevt framgångar med hjälp av fantastiska kollegor på avdelningen för mjukvaruutveckling, till exempel genom att bygga en förenklad incidentgranskning som sparar tid för upptagna användare som granskar automatiskt tilldelade incidenter och observationer.

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

07.12.2022, kl. 10.00
Arbetsmiljö, Digitalisering

Webinar: Så väljer ni rätt EHSQ-plattform!

Känns det komplicerat att välja en EHSQ-lösning för ditt företag? Quentics webinar hjälper dig på vägen till att fatta rätt beslut rörande er EHSQ-plattform!

Anmäl dig till Webinar!
Arbetsmiljö

"Vår vision är att involvera alla människor"

Timo Kronlöf är Senior Product Manager på Quentic och motiveras av en vision om att hjälpa organisationer att hantera de pågående stora förändringarna inom EHSQ & ESG.

Läs artikel

Quentic Demo

Vill du testa Quentic gratis och utan förbindelser? Få en inblick i programvaran och dess fördelar.

Begär demo

X