Arbetsmiljö

Att kommunicera värdet av en god arbetsmiljö

Långsiktig framgång framför kortsiktiga kostnader: Att övertyga viktiga intressenter!

20 minuter05/10/2021

Företagsledare fokuserar vanligtvis på hälsa och säkerhet på grund av två viktiga frågor: ansvar och ansvar. De tillhörande kostnaderna är den andra sidan av myntet. Så: I många företag är det en del av vardagen för arbetssäkerhetsspecialister att visa upp den ekonomiska bärkraften hos arbetsmiljöarbetet. I vilken utsträckning bidrar planerade eller genomförda åtgärder till företagets totala framgång? Efterlevnad av lagar, onödiga kostnader på grund av olyckor eller sjukdom, personalbrist, egendomsskador eller produktionsstopp är starka argument som kan hjälpa dig att bygga upp en bra argumentation. Men även små saker som motivation och personalens tillfredsställelse samt företagets rykte kan hjälpa dig att övertyga de interna intressenterna. Etiska argument är naturligtvis också viktiga. I slutändan bör varje anställd återvända till sin familj och sina vänner tryggt och välbehållet i slutet av en arbetsdag. Företagsledningen är vanligtvis intresserad av följande: Hur kan det positiva sambandet mellan säkerhet och hälsa på arbetsplatsen och företagets framgång stödjas av solida fakta och uppgifter?

1. Avkastningen av en investering från en krona

Ett stort antal nationella och internationella studier om den så kallade avkastningen på förebyggande åtgärder ger svar på frågan om hur ekonomiskt effektiv arbetarskyddet är. Som exempel kan nämnas den tyska olycksfallsförsäkringen DGUV:s undersökning "Beräkning av den internationella "avkastningen på förebyggande åtgärder" för företag".

Vad är avkastningen på förebyggande arbete (RoP):

RoP avgör i vilken utsträckning investeringar i arbetsmiljö och säkerhet är ekonomiskt lönsamma. Nyckeltalet är baserat på avkastningen på investeringar (RoI) och syftar till att bevisa att ett lågt antal arbetsolyckor ökar produktiviteten i företagen.

I den internationella studie som DGUV gjort och som nämns ovan kommer man fram till att RoP-faktorn är 2,2. Det innebär att varje euro som investeras i förebyggande åtgärder ger en avkastning på 2,20 euro ur affärssynpunkt. Nyckeltalet har beräknats på grundval av ett stort antal intervjuer och expertundersökningar. Detaljerna om det exakta förfarandet finns hos DGUV.

Resultatet beror säkert på företagets storlek och bransch och kan därför inte alltid överföras från en till en, vilket du bör tillstå i din argumentation. Är presentationen av de ekonomiska fördelarna med hälsa och säkerhet på arbetsplatsen fortfarande för abstrakt? I det här fallet kan du använda dig av fakta från ditt företag - t.ex. antalet arbetsolyckor.

2. Kostnaden för arbetsolyckor

Modern styrning arbetar med nyckeltal (KPI) - t.ex. frekvensen för förlorad arbetstid och skador (LTIFR), allvarlighetsgraden eller antalet förlorade arbetsdagar - som hjälper till att visualisera status quo för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen i företaget. Men hur stöder KPI:er i slutändan dina argument? 

  • De används som jämförelse med andra företag.

  • De illustrerar utvecklingen/stagnationen av framgångarna för era åtgärder för säkerhet och hälsa på arbetsplatsen.

  • De hjälper till att illustrera kostnaderna för arbetsolyckor. Särskilt denna punkt är viktig för din argumentation. En investering i förbättrad säkerhet och hälsa på arbetsplatsen beror också på om utgifterna är lönsamma och om kostnaderna för olyckorna (t.ex. fortsatta löneutbetalningar, skadestånd, skador på egendom, reparationskostnader, produktionsförluster, administrativa kostnader osv. 

Räkneexempel

På ett byggföretag finns 200 anställda som arbetar 328 000 timmar. År 2020 inträffade 26 personskador med förlorad arbetstid. De anställda var frånvarande i 325 dagar (totalt 2 525 timmar) på grund av en olycka.

LTIFR = personskador med förlorad arbetstid / arbetstimmar x 200 000 = 26/328 000*200 000=15,8

I beräkningsexemplet leder varje arbetsolycka med stillestånd till i genomsnitt 12,5 dagars frånvaro och totalt 325 dagars frånvaro per år. Omräknat motsvarar det nästan två heltidstjänster. Om man utgår från att en olyckstimme kostar 50 euro, så innebär olyckor med arbetstidsförlust med 2 535 förlorade timmar projektkostnader på nästan 130 000 euro.

Dessutom måste man också ta hänsyn till mindre olyckor. Detta avser olyckor som inte leder till driftstopp, men som orsakar förseningar och störningar i produktionsprocessen.
Om man följer villkoren i Duponts olycksfallspyramid finnsdet tio gånger så många mindre allvarliga olyckor som olyckor med driftstopp och tio gånger så många nästan-olyckor och kritiska situationer. Kostnaderna för detta är naturligtvis svåra att förutse. För att få en bättre helhetsbild bör man här ge ett annat exempel och en annan beräkning för att stödja argumentet.

Räkneexempel

Om man på grund av det stora antalet förseningar i arbetet antar att samma kostnader som för arbetsolyckor orsakas, uppgår de totala kostnaderna för olyckor och nästan-olyckor till cirka 260 000 euro. Det innebär att olycksfallskostnaden är 1 300 euro per år och anställd.

Ytterligare kostnader som kanske inte har beaktats:

  • Avtalsvite på grund av försenat genomförande av beställningen.

  • Reparation eller utbyte av maskiner och utrustning

  • Uppstädningsarbete

3. Ett säkerhetsledningssystem lönar sig

Kostnader som är direkt förknippade med arbetsolyckor kan minimeras genom att införa ett lämpligt säkerhetsledningssystem (SMS). Om ni ännu inte har infört ett säkerhetsstyrningssystem är ett beräkningsexempel också värt att stödja era argument.

För att ett SMS ska kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt måste fyra centrala delar av hälsa och säkerhet på arbetsplatsen först införas, genomföras och testas:

  • Riskbedömningar

  • Säkerhetsanvisningar

  • Lärdomar

  • Testning av utrustning


I riskbedömningen identifieras och utvärderas riskerna med enskilda verksamheter. Riskbedömningen är dock också lagrade idéer och planering av åtgärder som företaget kan genomföra. Tänk på arbetsförhållandena inom områden som ergonomi, belysning, klimat eller fysisk stress, på arbetsplatsen. Alla åtgärder är inte genomförbara. Trots detta är det lämpligt att bedöma faktorerna helhetsmässigt när det gäller förebyggande arbetsmiljöarbete.

I säkerhetsinstruktionerna diskuteras alla faror på arbetsplatsen i dialog och åtgärder för att förebygga eller minimera dem förklaras. I vissa fall är det också nödvändigt med övningar med utrustning eller med användning av personlig skyddsutrustning (PPE). De ansvariga uppmuntras att underkasta instruktionerna en effektivitetskontroll.

Under utbildningstillfällena diskuteras alla risker som kan uppstå på arbetsplatsen tillsammans och åtgärder för att förebygga och minimera riskerna formuleras. I vissa fall kan övningar med företagets utrustning eller PPE vara nödvändiga. Ansvariga parter är därför skyldiga att kontrollera att sådana utbildningar är effektiva. Det krävs också ett skriftligt bevis på utbildningen. 

Som en del av en riskbedömning måste intervall och omfattning för provning av utrustningen fastställas. Dessa är också resultatet av tillverkarens specifikationer och officiella krav på anläggningens säkerhet. I riskbedömningen bör man också notera provningsmannens kompetens.

För alla fyra delarna krävs dokumentation där de ansvariga personerna och datum för genomförandet fastställs. Den förbättrade organisationen av arbetsmiljöarbetet skyddar företaget från onödiga kostnader.

Om du presenterar en solid plan för användningen av SMS för ledningen och ledarskapet ökar sannolikheten för att ditt projekt tas på allvar.

Räkneexempel

Om man antar att införandet av AMS medför kostnader på 25 000 euro och därmed minskar olyckskostnaderna (130 000 euro) under det första året med endast 10 %, har investeringen i vårt exempelföretag redan refinansierats efter två år. Ett realistiskt mål bör dock vara en mycket högre minskning av antalet arbetsolyckor.

4. Varför ryktet står på spel

Förutom de stora faktorerna som spelar roll (RoP, kostnader för arbetsolyckor och SMS) kan även mindre faktorer bidra till din argumentation. Arbetsmiljöfrågorna har således ett betydande inflytande på företagets externa effekter.

Image och rykte är centrala "värdedrivande faktorer" för företagsledningen idag. Intressenterna förväntar sig att företagen tar ansvar och måste garantera arbetssäkerheten i hela värdekedjan. Otillräcklig hälsa och säkerhet på arbetsplatsen kan leda till att anställda eller externa parter rapporterar om missförhållanden i sociala medier - och på så sätt snabbt når ut till den breda allmänheten. Om det sker dödsolyckor, en fabrik som kollapsar eller andra kritiska incidenter måste företagen hantera en allvarlig kriskommunikation.

Mediernas reaktion här är ofta långvarig. Konsekvenserna kan leda till långsiktiga försäljningsförluster och likviditet. Om rättsliga förfaranden inleds kan ytterligare kostnader följa, sådana offentliga kriser är särskilt känsliga för börsnoterade företag. De finansiella trenderna är mycket volatila och har sedan länge påverkats av medier. Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen blir å andra sidan holistisk - och i bästa fall bortom de rättsliga bestämmelserna - den stöder ett företags goda rykte. I det här fallet är arbetssäkerheten en image-drivande faktor och kan integreras i ryktesfrämjande kommunikation om företagens sociala ansvar.

5. Rekrytering av personal och varumärkesbyggande

Det ansvar som ett företag tar har en enorm effekt på hur nöjda de anställda är och hur personalomsättningen ser ut, men även på rekryteringen av nya anställda. En sak är säker: friska arbetstagare är mer motiverade. Med tanke på den nuvarande bristen på kvalificerad arbetskraft får detta argument ytterligare tyngd.

Om detta argument inte är tillräckligt övertygande kan du också utvärdera denna faktor monetärt. Det är billigare att behålla anställda än att rekrytera. Om fluktuationen är hög resulterar konstant rekrytering i höga kostnader. De sträcker sig från kunskapsförlust till personalrekrytering och tidsresurser för introduktion av nya medarbetare. Och lika allvarligt är förlorad försäljning på grund av personalbrist.

  • Goda förberedelser är halva jobbet: Det är så kommunikationen med verkställande direktörer och andra interna intressenter blir så framgångsrik. | © iStock: SeventyFour

Förbereda och genomföra konversationer

Hur man övertygar management och ledningen!

Många åtgärder för säkerhet och hälsa på arbetsplatsen behöver man inte förklara för ledningen, eller övertyga densamma om att följa, eftersom de är rättsligt bindande. Den mesta skyddsutrustningen är ett exempel på detta. Om man däremot vill investera i till exempel ett SMS eller en annan stor åtgärd måste man först få ett godkännande från ledningen.
För förberedelserna kan man inte bara använda de vanliga källorna som litteratur, internet eller liknande. Du bör också kontakta andra institutioner och personer som har beröringspunkter med frågan om säkerhet och hälsa på arbetsplatsen. Dessa är t.ex:

  • Företagsläkaren (företagsläkare)

  • Säkerhetsansvariga/specialister för arbetssäkerhet.

  • Andra experter (t.ex. ansvariga för farliga ämnen, ansvariga för miljöförvaltning, ansvariga för avfall osv.)

  • Företagsråd

Om du har samlat in en omfattande bild och många argument för dig själv, är nästa steg att förbereda dig för samtalet. När du kommunicerar med ledningen är det viktigt att tänka på följande:

Chefer har ofta väldigt lite tid. Beskriv därför ditt ärende kort och koncist, men på ett begripligt sätt.

  • Fokusera på fördelarna med de önskade åtgärderna för företaget och dess anställda.

  • Förbered flera varianter av genomförandet (om möjligt två eller tre).

  • Förklara för- och nackdelar med varje alternativ.

  • Var öppen med kostnaderna, men belys också fördelarna med en beräkning.

  • Var beredd på frågor och även på motstånd från ledningen ("Är det här nödvändigt?", "Vilka lagar eller förordningar kräver detta?"). "Kan vi genomföra det på ett annat sätt till en lägre kostnad?").

  • Fastställa bindande tidsfrister och definiera ansvarsområden för genomförandet av den antagna åtgärden.

  • Skapa ett protokoll eller en samtalsanteckning med alla viktiga punkter.

Ett sådant samtal kan sluta med att du hänvisas till lämplig avdelning för att diskutera ytterligare detaljer. Be i så fall verkställande direktören eller fabrikschefen att informera avdelningen eller den ansvariga personen om det kommande mötet.

Kommunicera med specifika avdelningar

Även här krävs en viss förberedelse inför intervjun, som skiljer sig från mötet med chefen - se följande punkter:

  • Undvik professionell förmynderi, försök att ta på dig en konsultroll.

  • Dra nytta av din samtalspartners expertis, involvera honom/henne.

  • Tillåta nya idéer och förslag så länge de bidrar till att åtgärdens mål uppnås.

  • Be om nödvändig hjälp och stöd från andra områden eller avdelningar.

  • Enas om en bindande tidsplan för genomförandet av åtgärden.

  • Diskutera en lämplig tidpunkt för att övervaka effektiviteten.

Många förberedelser från samtalet med ledningen kan också dyka upp på HR-avdelningen. Återigen är det avgörande att kommunicera fördelarna och nyttan med åtgärderna för de anställda. Använd dina erfarenheter från samtalet med fabrikschefen och förklara vilka fördelar och vinster som åtgärden medför för varje anställd.

Det är återigen nödvändigt att välja ett enkelt och begripligt språk för att behålla uppmärksamheten. Skapa en atmosfär av dialog och kom ihåg att åtgärden endast kan genomföras framgångsrikt om den förstås och accepteras av de anställda.

Hälsa och välbefinnande hos anställda är viktigt i näringslivet

Som du kan se finns det flera verktyg för att presentera hälsa och säkerhet på arbetsplatsen på ett positivt sätt. Argumentationen sträcker sig från "stora" beräkningsexempel till mindre faktorer som har en indirekt effekt på vinsten. Arbetssäkerheten bör dock alltid betraktas helhetsmässigt. De nämnda argumenten är säkerligen bara en liten del av det. Förutom efterlevnad av lagar och bokslut spelar trots allt även etiska skäl en roll: företagen har ett ansvar när det gäller arbetstagarnas hälsa och säkerhet.

Om argumenten används på rätt sätt hjälper de dig att presentera värdet av arbetssäkerhet och bygga upp en bra affärsidé. Alla nivåer i företaget, från ledningen till den allra sista medarbetaren, bör inse fördelarna med en välorganiserad och systematiskt tillämpad arbetsmiljö. Ständig övervakning och förbättring med deltagande av alla anställda garanterar ett engagerat genomförande av alla åtgärder. Detta kan sammanfattas under den formel som redan nämnts ovan: "Medarbetarens hälsa och välbefinnande är viktigt i näringslivet".

Andra ämnen som kan vara av intresse för dig

Arbetsmiljö, Digitalisering

Hur man introducerar en ny EHS-programvarulösning

EHS-programvara kan vara en livräddare för företag! 10 tips att tänka på för att engagera alla anställda och inspirera till att följa nya processer.

Läs artikel
Arbetsmiljö, Digitalisering

EHS-programvara: Teknik främjer effektivitet & säkerhet

Efterfrågan ökar efter en central plattform som kan koppla samman och kontrollera EHS-processer och intressenter. Ta reda på exakt vad EHS-programvara är - och vad den kan göra.

Läs artikel
Arbetsmiljö, Revisioner

Veltec

Adjö pappersarbete! Hej transparens och samarbete! Digital programvara och verktyg kan revolutionera arbetssäkerheten för EHSQ-chefer, bland annat genom att använda QR-koder för att samla in fler rapporter. Det enda …

Läs framgångshistorien

X